Comment lever tous vos freins vers les gains de productivité – 3

Pourquoi les outils de productivité – sans planification ni management des RH – sont inopérants dans les cabinets d’expertise comptable

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Rappel : 3 ingrédients simultanés sont nécessaires pour gagner en productivité

  1. Les outils (la technologie)
  2. L’organisation (planification, pilotage et mesure de performance)
  3. Les RH (le management et la gestion du changement).

Dans nos deux précédents articles, nous avons évoqué les sept premiers tueurs de productivité liés notamment aux outils et à la collaboration clients mais également au manque de culture et de méthode organisationnelle.

Ainsi, nous évoquons dans cette troisième partie les tueurs liés au troisième ingrédient : les RH

Les 4 tueurs de votre productivité liés à la GRH

3/ Les RH :

8 – L’absence de planification de la période fiscale

9 – Le multi-tâches et l’absence de plages de concentration

10 – La saisie des temps « à l’ancienne »

11 – La méconnaissance des taux d’avancement

12 – L’absence d’indicateurs de performance rénovés. 

Nota : des solutions sont illustrées dans le logiciel TurboBusiness et la Méthode des 5P afin de montrer que des réponses concrètes existent face à chaque « tueur de productivité».

Tueur n°8 – L’absence de planification de la période fiscale

Bien sûr, chaque cabinet planifie « a minima » la production terminale de ses bilans.

Mais trop souvent, la date du rendez-vous n’est planifiée avec le client
que lorsque le projet de bilan est livré à l’expert-comptable par le réviseur.

Car ce n’est pas ce que nous appelons planifier, la méthode est trop court-termiste et donc soumise à de nombreux aléas !

Pourquoi ?

Tout simplement parce que personne ne s’engage  longtemps à l’avance sur une date et donc des délais à tenir (ni le client, ni le réviseur, ni l’expert)…

En effet, toute l’alchimie d’une période fiscale raccourcie
repose sur une planification
de tous les rendez-vous de bilan
longtemps à l’avance.

Alors, le planning de charge devient donc central dans notre Méthode des 5P qui préconise de travailler en plusieurs temps pour abattre le mythe de la période fiscale soi-disant incompressible…

Car les responsables (de l’échec) sont nombreux (forcément « les autres »…) :

  • les clients (au premier rang)
  • l’administration (bien placée)
  • les éditeurs (parfois)
  • les collaborateurs (ponctuellement)
  • la faute à pas de chance ?…

Est-ce bien lucide ? Ne serait-ce pas plutôt le cabinet comptable :

  • dépourvu d’outil…
  • de méthode éprouvée…
  • …mais aussi de volontarisme réellement affiché ?

Car si l’administration et mes éditeurs sont hors contrôle, les clients, les collaborateurs et vous-même sont dans votre sphère d’influence.

Voici donc les étapes vers la réussite de votre prochaine période fiscale… ;-))

  1. Mettez en place toutes vos missions clients (processus standard personnalisés par client, toutes les tâches étant datées et budgétées en temps) ;
  2. Prévoyez des budgets de temps allégés sur les missions clients (à base de temps normés et de temps personnalisés) : interdiction de reconduire les temps n-1 !
  3. Avancez les dates de tous vos rendez-vous clients d’un mois ;
  4. Affinez et validez le nouvel équilibre au planning de charge qui ressort de ces choix : il est probable qu’il vous faille revoir des répartitions de dossiers ou de tâches sur les missions et de faire plusieurs itérations jusqu’à trouver cet équilibre ;
  5. Pilotez des dates “jalons” afin que chaque ressource respecte ses engagements de dates.

En réfléchissant à cette méthode – simple en apparence – nous comprenons mieux pourquoi :

  • le planning de charge
  • un puissant outil de réaffectation de dossiers et de tâches…

…sont indispensables pour réaliser ce travail !

Ils sont bien sûr présents dans TurboBusiness.

Toute autre solution manuelle (et souvent tentée dans Excel) est vite un enfer… rapidement abandonnée car irréaliste et statique.

La méthode décrite plus haut est la seule que nous connaissions pour terminer la période fiscale un mois à un mois et demi plus tôt que vos confrères !

Car son efficacité est redoutable…

Tueur n°9 – Le multi-tâches et l’absence de plages de concentration

La production en multi-tâches fait exploser les délais de livraison et les temps passés de plus de 50% !

Définition du multi-tâche : pousser simultanément et de façon fractionnée la production de plusieurs dossiers dans le même intervalle de temps.

Ce document explique pourquoi : téléchargement ici.

Ainsi, prenons l’exemple de la production comptable.

Tout au long de l’année, faire avancer chaque dossier quasiment au jour le jour fluidifie la production et réduira la révision terminale.

Et certains cabinets vont même jusqu’à produire une situation commptable le onzième mois pour nettoyer les suspens avant la période fiscale.

Car lorsque le cabinet doit affronter ses goulots d’étranglement, le multi-tâche n’est plus permis.

Citons la TVA et les bilans qui déclenchent des goulots d’étranglement :

1/ La TVA (tout comme la production des bulletins de paye) s’étale sur un nombre limité de jours : c’est un sprint.

2/ Pour les bilans, on parle en semaines : c’est un marathon lui-même décomposé en sprints correspondant à chaque dossier.

Mais là, la méthode de travail doit changer du tout au tout : quand on démarre sur un dossier, on doit le traiter de A à Z avant de passer au suivant.

Car ce sont les reprises de dossiers qui tuent la productivité !

L’absence de plages de concentration crée de fait du multi-tâches : le collaborateur s’interrompt pour répondre au téléphone, recevoir inopinément un client, fournir une information à un collègue, résoudre un bug informatique etc…

Il perd alors sa concentration et doit se replonger dans son travail initial avec un temps excédentaire passé.

Protégez la concentration de chacun.

Faites attention aux lignes téléphoniques directes, aux téléphones mobiles qui buzzent à chaque sms reçu !
Egalement, formez votre secrétaire pour aider vos troupes avec une bonne gestion d’évènements clients.

Tueur n°10 – La saisie des temps à l’ancienne

Ne boudons pas notre plaisir : s’il y a déjà une sérieuse et fréquente saisie des temps dans votre cabinet, c’est déjà très bien.

Car le cabinet finira par connaître la rentabilité de ses missions.

Mais peut-être trop tard ?

Qu’appelons-nous une saisie des temps « à l’ancienne » alors ?

Nous entendons ici une saisie des temps privée de :

  • saisie automatique : alimentée totalement manuellement (des lignes vierges à renseigner de A à Z)
  • relation avec la tâche prévue dans la mission à produire
  • gestion simultanée de l’obligation
  • temps budgétés
  • détection instantanée des malis
  • possibilité d’alerte spécifique
  • liaison éventuelle avec l’agenda.

Autant dire, ce que l’on voit dans tous les logiciels du marché !

Reprenons ces différents points

  • alimentée totalement manuellement (une ligne vierge à renseigner) :

De fait, la saisie des temps conventionnelle n’étant pas reliée à des tâches prévues (et définies par une date et un temps prévu), chacun doit tout saisir : le code dossier, le code mission, le millésime, le code tâche, le temps, un libellé etc…

Alors c’est à la fois long et susceptible d’erreur (couramment) sur le millésime ce qui risque de fausser vos analyses de rentabilité.

TurboBusiness fournit aux collaborateurs leurs listes de tâches : un simple glisser-déplacer alimente instantanément une ligne complète de temps.

La saisie des temps surpuissante de TurboBusiness
  • sans relation avec la tâche prévue dans la mission à produire :

Par ailleurs, l’absence de lien avec une tâche budgétée en temps empêche le calcul automatique du taux d’avancement de la mission qui est un élément fondamental (cf le tueur n°11 à suivre) !

  • sans gestion simultanée de l’obligation :

Dans les faits, la plupart des collaborateurs de la plupart des cabinets gèrent le suivi de leurs obligations dans des tableaux Excel (souvent différents !) ce qui empêche un suivi centralisé par les cadres cadres.

Et ils tiennent souvent leur agenda dans Outlook…

La planification des personnels réclame alors trois logiciels différents !

  • les temps dans la gestion interne
  • les obligations dans Excel
  • l’agenda dans Outlook

Rien n’est relié ! Bonjour l’efficacité…

TurboBusiness permet d’accomplir tout cela au même endroit et au même moment.

  • sans temps budgétés :

Comme vous le savez, on reproche souvent aux collaborateurs de faire de la sur-qualité : ce n’est pas faux.

En même temps, on ne leur fournit pas la règle du jeu à savoir le temps budgété sur leurs tâches !
SUR CHAQUE TACHE…

Comment leur reprocher ensuite de dépasser un temps budgété inconnu ?

Bien sûr, si vous n’avez pas de budgets de temps détaillés sur vos dossiers, il y a un problème.

TurboBusiness vous permet de les créer facilement et rapidement sur tous vos dossiers : cerise sur le gâteau, vous obtiendrez également un planning de charge.

  • sans détection instantanée des malis :

C’est la conséquence de notre point 4 : comment identifier les surtemps à chaque saisie des temps si on n’a pas les budgets ?

TurboBusiness va plus loin : il identifie également les glissements de fonction.

Vous obtenez alors les deux causes majeures de vos malis (exemple ci-dessous). (PVP : prix de vente prestation  – PVC : prix de vente collaborateur = glissement de fonction).

Surtemps et glissements de fonction traqués impitoyablement par TurboBusiness
  • sans possibilité d’alerte spécifique :

Outre le libellé de la tâche et un commentaire personnalisable, vous pouvez en saisie d’une ligne de temps stocker une remarque qui peut déboucher sur une liste consultable par les cadres : si les collaborateurs constatent des anomalies (volumes plus élevés que prévu, complexités inattendues…), ils pourront facilement vous alerte.

Alerte et saisie d’un commentaire pour informer les cadres : redoutable !
  • sans liaison éventuelle avec l’agenda :

Les agendas sont toujours déconnectés des tâches, des temps et des obligations ce qui induit une rupture informatique dans votre chaîne d’information.

Outre le temps perdu pour les collaborateurs, ceci est préjudiciable pour la qualité de votre suivi des équipes et pour la qualité de vos statistiques de gestion.

TurboBusiness relie dynamiquement toute l’information : tâches, obligations, temps et agenda (option) pour tous vos dossiers et leurs missions.

Ceci a un intérêt également collectif, car les agendas de chacun peuvent être consultés dans un planning collectif pour piloter des réunions de planification. Précieux…

Téléchargez la documentation de TurboBusiness sur le blog www.turbobusiness.fr. Et faites la différence…

Tueur n°11 – La méconnaissance des taux d’avancement

C’est un indicateur absolument essentiel pour calculer vos malis tous les mois

…et non pas à la fin de la mission !

En effet, un calcul de malis non corrigé du taux d’avancement peut vous tromper gravement !

Exemple :

Le dossier DUPONT a un budget de 100 heures annuelles : au bout de 6 mois, vos collaborateurs ont passé 50 heures en cumulé. Correct vous direz-vous ?

Peut-être, sauf si seulement 20% du travail a été réellement produit !
Sans taux d’avancement, vous êtes dans le noir et çà n’est plus possible
dans un contexte de baisse tendancielle de la rentabilité des cabinets.

Mais qu’apporte donc ce taux calculé à tout moment ?

Vous identifiez rapidement les dossiers qui prennent l’eau et vous pouvez intervenir rapidement :

  • auprès des responsables de dossiers pour serrer les boulons
  • auprès des clients s’il  y a une bonne raison de renégocier leurs honoraires en cours de mission.

Mais ce taux nécessite trois éléments indispensables par mission client :

  • la connaissance de vos budgets de temps
  • une saisie des temps qualitative
  • un suivi des tâches terminées.

TurboBusiness réalise ce calcul automatiquement sur toutes vos missions à la date de sortie de votre état des bonis malis.

En route pour une stratégie zéro malus !

Bon à savoir : en moyenne, 30 à 35% des dossiers sortent en malus. Multipliez par 500€ le malus moyen et faites le compte dans votre cabinet…

Tueur n°12 – L’absence d’indicateurs de performance rénovés

Nous avons déjà beaucoup écrit sur ce sujet pour dénoncer les indicateurs actuels des cabinets qui sont :

  • sur le passé…
  • conséquences (et non causes)…
  • trop comptables…
  • …donc peu analytiques !

Boni mali… Taux de temps non facturables… CA par collaborateur… Résultat du cabinet…

Ils sont loin d’être inutiles mais ils commencent à ne plus suffire pour atteindre une performance supérieure.

En fait, il y a plusieurs raisons à cela

Prenons les deux premiers, emblématiques de la gestion actuelle des cabinets d’expertise comptable.

1/ Les boni mali :

L’idée est de surveiller la rentabilité de chaque dossier : si tous les dossiers sont maîtrisés (pas de mali), alors le cabinet aurait une performance optimale.

Et ceci est contredit totalement par la Théorie des Contraintes qui indique (et prouve) qu’on peut réaliser une performance globale supérieure sans pour autant optimiser la rentabilité de chaque dossier.

C’est donc une erreur de raisonner trop individuellement.

2/ Le taux de temps non facturable :

En théorie, cet indicateur doit être minimisé à tout prix et donc les collaborateurs doivent être chargés au maximum par anticipation. Vrai ou faux ?

Là encore, la Théorie des Contraintes privilégie la performance globale à celle de chaque individu pris isolément.

Elle propose une gestion optimisée du (des) goulot(s) d’étranglement qui s’appuie sur le fait que les RH « non goulot » se mettent au service du goulot principal à tout moment, quitte à rester inoccupées (ou moins occupées) à certains moments.

Ceci a été découvert dans l’industrie où le chargement maximal de chaque machine pouvait produire des sur-stocks de produits semi-finis à certains endroits de la chaîne de production.

Sur-stocks coûteux et donc à bannir, au prix d’un ralentissement ou de l’arrêt pur et simple de certaines machines et des postes de travail les servant.

Dans le monde des services, les sur-stocks ne se voient pas… donc ils n’existent pas ? Bien sûr que si, et les périodes fiscales sans fin sont là pour nous le prouver !

Ces raisonnements sont contre-intuitifs
mais prouvés par les spécialistes de l’organisation.
Ils sont pourtant aujourd’hui très méconnus dans les cabinets.

Mais faisons la promotion de plusieurs indicateurs novateurs

Hors indicateurs conventionnels, les logiciels du marché sont relativement pauvres et souvent peu synthétiques ce qui empêche une vision pertinente et rapide des dirigeants.

Outre le calcul des bonis malis corrigés des taux d’avancement, nous avons introduit dans TurboBusiness des indicateurs et des tableaux de bord novateurs qui répondent aux grands principes de la Théorie des Contraintes et du Lean Management :

1/ Indicateur de qualité : le nombre de dépassements par mois (obligations non terminée).

Il permet d’analyser les dysfonctionnements du cabinet (retards) sur différents critères :

  • Tâche
  • Collaborateur
  • Equipe
  • Site
  • Métier…

Finis les périodes fiscales qui se terminent par « Cà a été pire, mais on ne sait pas pourquoi… »

2/ Indicateur de débit : le planning de charge automatique et dynamique

C’est un outil pivot de notre Méthode des 5P !

Il permet :

  • d’avancer la fin de la période fiscale de plus d’un mois grâce à une forte anticipation des rendez-vous clients
  • et un pilotage de la planification sans faille (voir copies d’écrans de la page 14).

3/ Indicateur de vitesse : le délai moyen de terminaison d’une prestation

De fait, il calcule un nombre de jours entre deux tâches (ou alertes clients) : par exemple le délai moyen de production des bilans.

Lorsque vous additionnez ce délai pour tous vos dossiers, vous obtenez un délai moyen général (votre vitesse de production) : si vous le réduisez, vous finissez plus tôt et enregistrez des gains de productivité substantiels.

4/ Deux tableaux de bord :

  • Pour les collaborateurs : tableau de bord des obligations avec notion d’urgence et d’importance (matrice d’Eisenhower) :
  • Pour les cadres : tableau de performance collaborateurs qui calcule 9 indicateurs instantanés et automatiques par collaborateur et par mois.

D’autres sont en préparation pour proposer une performance top niveau à votre cabinet !

ENFIN, posez des bases saines : une excellente saisie des temps couplée à des budgets de temps, à une gestion des obligations et à l’agenda.  

  • Vous possédez alors tous les éléments pour un système d’information de gestion au top ! Ne chargez pas à 100% vos collaborateurs pour conserver de la souplesse.  
  • Visez la réduction des délais, vous obtiendrez mécaniquement (et sans en parler car l’expression fait peur) des gains de productivité substantiels : les 15 jours « cadeau » en rallonge de la période fiscale sont à fuir comme la peste…

Conclusion – Pas de productivité ni de performance sans “révolution”

Les périodes fiscales se suivent et se ressemblent : malgré l’empilage d’outils et les bonnes intentions, les mêmes causes provoquent toujours les mêmes conséquences.

Il est étonnant de constater que cette souffrance répétée chaque année,
et qui produit des centaines de burn-out d’experts comptables,
ne conduit pas à plus de remises en question…

Ainsi, la phrase d’Einstein a encore de beaux jours devant elle :

« La folie, c’est de faire toujours la même chose et de s’attendre à un résultat différent. »

Comment en sortir ?

Car la prise de conscience lucide de « l’échec organisationnel » dans un contexte professionnel et concurrentiel qui a beaucoup changé est pour nous la première étape.

Mais il faut ensuite passer à la deuxième : vouloir se remettre sérieusement en cause et accepter et faire un point détaillé des outils, pratiques, cultures… avant de se jeter sur les solutions ! Sinon, on retombe toujours dans les mêmes errements…

Ainsi, nous rencontrons dans nos audits des dizaines de cabinets qui nous disent : « je sais à peu près tout ce qui ne va pas chez moi, mais je ne sais pas par où commencer ! »

Et c’est bien tout le problème, passé la prise de conscience…
Il vous faut agir ! Autrement…

La « Chronologie de la Performance »

C’est ainsi que nous avons baptisé notre vision au sein du réseau MOSAIC : il y a un ordre pour faire les choses, un timing à respecter, et des fondamentaux à reconstruire pas à pas. Chaque dirigeant doit faire sa propre révolution car les recettes ont changé !

Toute tentative pour griller les étapes conduit au fiasco : il n’est que de constater, exemple symptomatique,  les échecs répétés d’un marketing trop tôt (et mal) conduit, assorti de l’achat prématuré d’une panoplie de logiciels inutiles et coûteux.

Dans les faits, les cabinets doivent d’abord se doter de moyens (gestion interne), de temps libre (organisation) et d’une stratégie digitale (avec un positionnement plus différencié) pour ne pas s’étouffer dans une tentative de développement désordonnée, illusoire et sans pérennité.

D’ailleurs, il suffit de regarder les chiffres de La Profession pour tout comprendre…

TurboBusiness fait partie d’une gamme intégrée d’outils d”optimisation : ILOA.