Comment lever tous vos freins vers les gains de productivité – 1

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Pourquoi les outils sans planification et sans management des RH sont inopérants dans les cabinets d’expertise comptable

Des infos sur TurboBusiness et la chaîne d’organisation et de gestion ILOA en pied d’article

La dématérialisation bat son plein depuis plusieurs années et beaucoup de cabinets ont déjà lourdement investi en outils pour ce faire.

Or depuis deux ans, le ratio CA/collaborateur est en baisse ce qui est totalement paradoxal !

Làs, le constat reste le même : les gains de productivité, s’ils existent, déjà faibles il y a quelques années (rarement supérieurs à 1% par an) sont passés en négatif depuis 2017 sauf dans les cabinets qui ont révolutionné leur organisation productive et leur management des RH.

Car les outils seuls n’apportent que peu de gains globalement !

En fait, 3 ingrédients simultanés sont nécessaires pour gagner en productivité

Depuis longtemps, tous les spécialistes de l’organisation savent que la réalisation de gains de productivité conséquents nécessitent une équation composée de trois éléments simultanés :

  1. Les outils (la technologie)
  2. L’organisation (planification, pilotage et mesure de performance)
  3. Les RH (le management et la gestion du changement).

Or la pente naturelle des cabinets est de focaliser sur les outils notamment informatiques qui correspondent à la fibre technicienne des experts comptables.

La fréquentation des congrès annuels (Cité des Technologies de préférence) en est le révélateur évident !

Sur ce point, ils sont gâtés par le feu d’artifice fort tentant des nouveaux outils de dématérialisation de la production, et confortés par le forcing idéologique de leur environnement professionnel !

Pourtant, force est de constater que les résultats ne sont toujours pas là :

– Les gains de productivité mesurés sont faibles, voire nuls ou négatifs
– La période fiscale continue de se terminer au forceps à coup de rallonge
– Le temps disponible pour le pilotage et le conseil aux clients est dérisoire
– La perte tendancielle de rentabilité des cabinets rognent les moyens de tous.

Dans ces conditions, il devient incontournable et de plus en plus urgent de considérer enfin les deux autres ingrédients de notre équation :

– Les méthodes d’organisation de la production (planification et pilotage des tâches productives)
– La refonte du management des RH productives (et des autres).

Nous allons les identifier via la description des 12 tueurs de votre productivité, rencontrés dans toutes nos missions sur le terrain.

Ils remettent en cause la façon de réfléchir, de planifier, de piloter, de mesurer et de performer en bout de chaîne.

Bonne nouvelle : quasiment tous les cabinets ont une « capacité maximale de progression » sur l’ensemble de ces 12 points !

Donc à examiner d’urgence et avec délectation chez vous…

Les 12 tueurs de votre productivité

L’administration a probablement été, par son impréparation face à la démarche de dématérialisation qu’elle est censée impulser, le premier « tueur de productivité » pendant la période fiscale 2016.

Puis la DSN, puis le PAS… sont arrivés !
Et à chaque fois, les cabinets « trinquent » pour suivre le mouvement…

Mais c’est un tueur sur lequel le cabinet n’a pas de pouvoir, malheureusement ! Par conséquent, nous nous traiterons dans ce livre blanc exclusivement de tout ce sur quoi vous avez potentiellement du contrôle et de la maîtrise.

Nous avons classé ces douze tueurs en trois groupes, qui forment nos trois ingrédients de base de la « formule magique » des gains de productivité :

I/ Les outils :

1 – Les conséquences de l’hyper-focalisation sur les outils

2 – Les liens difficiles entre les générations de logiciels comptables

3 – L’absence d’organisation des clients et d’outils collaboratifs fluides.


2/ L’organisation :

4 – De nouveaux processus d’approvisionnement non standardisés

5 – L’absence de culture et de méthode avancée d’organisation

6 – Les lois du temps appliquées aux cabinets

7 – La méconnaissance des goulots d’étranglement.

3/ Les RH :

8 – L’absence de planification de la période fiscale

9 – Le multi-tâches et l’absence de plages de concentration

10 – La saisie des temps « à l’ancienne »

11 – La méconnaissance des taux d’avancement

12 – L’absence d’indicateurs de performance rénovés.

Nota : des solutions sont illustrées dans le logiciel TurboBusiness et la Méthode des 5P afin de montrer que des réponses concrètes existent face à chaque « tueur de productivité».

Tueur n°1 – Les conséquences de l’hyper-focalisation sur les outils

Même si les temps sont devenus difficiles du fait d’une rentabilité en baisse tendancielle, le réflexe de régler les problèmes à coup de chéquier via l’achat d’un logiciel (ou d’un service saas) de plus a la vie dure.

Ou plutôt de « croire » qu’on va les régler par la technologie… Il suffit de regarder lucidement les résultats et d’en tirer les conséquences.

Nous concédons que les nouveaux « jouets » exposés dans les congrès sont bien tentants !

Parmi ceux qui attisent le plus d’intérêt actuellement :

  • Plateformes collaboratives cabinet-client
  • Comptabilités de 4e génération (full web et orientées clients)
  • Scan/OCR/imputation et intégration comptable
  • Captation sur internet des factures PDF et des écritures bancaires (scrapping)…

Car l’accumulation non maitrisée d’outils génère bien plus de problèmes que de solutions.

Notamment lorsque l’identification des goulots d’étranglement du cabinet est mal appréhendée.
Et que corollaire, le management des ressources humaines n’est pas optimisé.

Toutes les dernières études montrent que les cabinets continuent de subir les effets de gains de productivité insuffisants :
pour combattre à la fois la baisse des honoraires sur les missions traditionnelles
– ainsi que toutes les forces de pression qui minent la performance…

De plus, nous constatons également sur le terrain que, la méthode pour assimiler ces nouveaux outils n’est pas toujours satisfaisante !

  • Pas d’’outils imposés sans sensibilisation et implication préalable des collaborateurs
  • Attention aux formations souvent a minima et trop « fonctionnelles » (absence de méthode)
  • Peu de processus et leurs procédures bien calées…
  • …et donc à chaque turn-over, il faut tout réexpliquer
  • Segmentation insuffisante des clients en fonction de leur adéquation aux outils
  • Absence de mesure qualitative et quantitative des progrès et gains réalisés.

Pour paraphraser le « trop d’information tue l’information », nous dirions que « trop d’outils tuent les gains des outils » !

Tueur n°2 – Les liens difficiles entre les générations de logiciels comptables

Pourtant, il faut bien trouver une architecture satisfaisante, fiable et financièrement supportable, mêlant outils de 2e, 3e et 4e génération comptable.

Petit rappel sur ces générations de logiciels :

  • 1ère génération = logiciels sous Ms/Dos
  • 2ème génération = logiciels sous Windows
  • 3ème génération = logiciels web collaboratifs orientés cabinets
  • 4ème génération = logiciels web collaboratifs orientés clients.

L’évolution des outils de production comptable est comparable à ce qui s’est passé plus généralement sur le web :

1.0 : il a procuré de l’information aux consommateurs via les moteurs de recherche
2.0 : il a proposé les réseaux sociaux et donc la possibilité de diffuser une opinion
3.0 : il offre le pouvoir économique aux consommateurs qui court-circuite les grands fournisseurs établis via des market places ou d’autres dispositifs.

Nous voyons donc progressivement le pouvoir de choix des outils comptables et de pilotage se déplacer des cabinets vers les entreprises (et les particuliers déjà consommateurs d’outils de scrapping de leurs données bancaires à des fins de suivi de trésorerie).

Alors, ceci a principalement deux conséquences pour la Profession Comptable :

– Les éditeurs de 2ème génération vont tenter de préserver leur parc clients en évitant toute coopération avec les 3ème et 4ème générations.

Ce qui va compliquer la vie des cabinets, souvent « faits prisonniers » dans des cloud propriétaires ;

– Les prospects et les clients vont obliger les cabinets à prendre position sur une offre (ou plusieurs) de ces nouveaux outils, et de services associés qui peuvent aller très loin. Les fintechs et les assurtechs sont en train de dynamiter les business models en place…

C’est le futur CA des cabinets qui se recompose totalement !

Donc, positionnez-vous rapidement pour éviter le risque de vous ringardiser et de perdre des clients…

Car la demande d’information de pilotage et le conseil de gestion va réclamer une fréquence de plus en plus courte, probablement inférieure au mois.

Ce qui est hors de portée de la plupart des cabinets actuellement !

Tueur n°3 – L’absence d’organisation des clients et d’outils collaboratifs fluides

Deux étapes de votre processus de production sont cruciales :

– L’organisation interne du client
– L’approvisionnement du cabinet avec les documents et données du client.

Ne pas travailler à fond ces deux étapes, c’est hypothéquer lourdement ses gains de productivité futurs !

Sur le premier point, nous avons vu ces dernières années le retour de kits de classement ou de kits d’organisation qui aident le client à structurer sa gestion et son administration chez lui.

De fait, c’est un excellent moyen pour le cabinet de poser les bases d’une collaboration efficace tout en procurant une satisfaction au client.

Ainsu, certains cabinets introduisent ce service dans leur livret d’accueil afin de promouvoir l’excellence de leurs prestations auprès des prospects et la qualité de leur organisation auprès des clients.

Avec l’argument imparable à la clé : soyez mieux organisé et vos honoraires n’en seront que plus compétitifs.

Au-delà de la méthode, les outils de facturation et de gestion des notes de frais peuvent aider et fidéliser vos clients : mais seulement 55% des TPE/PME en sont équipés ! Les autres utilisent Excel, Word ou… rien !

Sur le second point, il faut considérer deux plans :

  • Sur le plan de l’organisation : des processus de production bien calés avec le client, des alertes pour lui réclamer les informations ou lui en restituer.

Cet aspect est bien géré dans le logiciel TurboBusiness à partir d’une puissante gestion des obligations et du déclenchement totalement automatisé d’e-mails (bientôt de sms) d’alertes clients à date.

Ces e-mails sont stockés à des fins de traçabilité ce qui est rassurant pour les collaborateurs en cas de litige client.

Par exemple ici une alerte automatique envoyant au client la check-list préparatoire au bilan.

Il est particulièrement important d’aider vos collaborateurs à capter les documents et données des clients car ils dépensent près de 30% de leur temps productif sur cette phase : à notre sens, ce temps peut (et doit) être coupé en deux.

C’est donc a minima 10% de productivité qui peuvent être engrangés dès le début de votre processus productif !

  • Sur le plan de l’approvisionnement, la difficulté vient notamment de deux origines :
    o Du client lui-même : sa ponctualité, son organisation, les outils collaboratifs acceptés par lui (outils de transmission des pièces et informations, éventuelle plateforme de partage, scanérisation ou non des pièces, transmission numérique ou non des données, etc…) et des mandats qu’ils vous a donnés ;
    o De ses fournisseurs : factures papier, PDF ou électroniques (rare), écritures bancaires, écritures de caisse…

Ces étapes doivent faire l’objet d’une importante sensibilisation auprès des collaborateurs.

Car ces derniers voient rapidement l’intérêt de cette optimisation initiale et en recueillent les fruits dès les premières semaines de mise en place.

En même temps, analysez bien les outils et méthodes les plus appropriés par segments clients typés, afin d’éviter bien des échecs ou semi-réussites…

La crédibilité et la pérennité de vos dispositifs sont à ce prix.
Nous en parlons plus particulièrement avec le tueur n°4 à suivre dans notre prochain article !…

TurboBusiness permet de répondre à cette méthode d’organisation optimisée dédiée aux cabinets comptables et à l’ensemble des professions de services.

Il se fond dans la chaîne complète hébergée de gestion interne ILOA , en mode saas, disponible dès juillet 2019 et comprenant les modules suivants :

Vidéo de présentation de TurboBusiness : cliquez ici
RDV pour discuter optimisation pour votre cabinet : cliquez ici