Les outils de productivité en cabinet d’expertise comptable – 1/3

Le piège de l’hyper-focalisation sur les outils

Alors que des éditeurs raflent le marché (Silae en paye) ou montent en puissance (ReceiptBank en pré-compta), les cabinets sont en perte tendancielle de productivité mesurée dans leurs chiffres depuis 2 ans !

Pourtant, sur les congrès successifs de l’Ordre des Experts Comptables, les stands des éditeurs d’outils de production continuent d’être rois !

En effet, les cabinets, et notamment leurs dirigeants, sont friands de nouveaux outils de production qu’ils ont tendance à accumuler de façon parfois anarchique, au grand dam de leurs collaborateurs.

Et souvent sans en mesurer les effets et les gains.

Cette évolution est d’autant plus préoccupante que la pénurie de collaborateurs comptables s’affirme comme une tendance lourde des prochaines années.

Or, depuis longtemps, tous les spécialistes de l’organisation savent que la réalisation de gains de productivité conséquents nécessitent une équation composée de trois éléments simultanés :

  1. Les outils
  2. L’organisation
  3. Les ressources humaines.

Car la pente naturelle des cabinets est de focaliser sur les outils de productivité comptable qui correspondent à la fibre technicienne des experts comptables au détriment des deux autres ingrédients.

La fréquentation des congrès annuels (Cité des Technologies de préférence aujourd’hui disparue) en est le révélateur évident !

Sur ce point, ils sont gâtés par le feu d’artifice fort tentant des nouveaux outils de dématérialisation de la production, et confortés par le forcing idéologique de leur environnement professionnel !

Pourtant, force est de constater que les résultats ne sont toujours pas là :

  • Les gains de productivité mesurés sont faibles, voire nuls ou négatifs
  • La période fiscale continue de se terminer au forceps à coup de rallonge
  • Le temps disponible pour le pilotage et le conseil aux clients est dérisoire
  • La perte tendancielle de rentabilité des cabinets rogne les moyens de tous.

Alors, dans ces conditions, il devient incontournable et de plus en plus urgent de considérer enfin les deux autres ingrédients de notre équation :

  • Les méthodes d’organisation de la production
  • La refonte du management des ressources humaines productives (et des autres) qui sont devenues si rares !

Justement, nous allons les identifier, via la description des 12 phénomènes tueurs de votre productivité, rencontrés dans toutes nos missions sur le terrain.

Car ils remettent en cause la façon de réfléchir, de planifier, de piloter, de mesurer et de performer en bout de chaîne.

Bonne nouvelle : quasiment tous les cabinets ont une « capacité maximale de progression » sur ces 12 points !

A examiner d’urgence et avec délectation chez vous…

De fait, ces 12 phénomènes tuent votre productivité !

L’administration a probablement été historiquement, par son impréparation face à la démarche de dématérialisation qu’elle est censée impulser, le premier de ces douze phénomènes.

Car le cabinet n’a pas de pouvoir sur celui-ci, malheureusement ! Par conséquent, nous nous traiterons dans cet article exclusivement de tout ce sur quoi vous avez potentiellement du contrôle et de la maîtrise.

Alors, nous avons classé schématiquement ces phénomènes en trois groupes, qui forment nos trois ingrédients de base de  la « formule magique » des gains de productivité :

I/ Les outils :

  1. Les conséquences de l’hyper-focalisation sur les outils
  2. Les liens difficiles entre les générations de logiciels comptables
  3. L’absence d’organisation des clients et d’outils collaboratifs fluides.

I/ L’organisation :

  1. De nouveaux processus d’approvisionnement non standardisés
  2. L’absence de culture et de méthode avancée d’organisation
  3. Les lois du temps appliquées aux cabinets
  4. La méconnaissance des goulots d’étranglement.

III/ Les ressources humaines :

  1. L’absence de planification de la période fiscale
  2. Le multi-tâches, multi-dossiers et l’absence de plages de concentration
  3. La saisie des temps « à l’ancienne »
  4. La méconnaissance des taux d’avancement
  5. L’absence d’indicateurs de performance rénovés.

Nota : des solutions sont illustrées dans le logiciel TurboBusiness et la Méthode des 5P afin de montrer que des réponses concrètes existent face à chaque « tueur de productivité».

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Phénomène n°1

Les conséquences de l’hyper-focalisation sur les outils

Même si les temps sont devenus difficiles du fait d’une rentabilité en baisse tendancielle, le réflexe de régler les problèmes à coup de chéquier via l’achat d’un logiciel (ou d’un service SaaS) de plus a la vie dure.

Ou plutôt de « croire » qu’on va les régler par la technologie…

Car il suffit de regarder lucidement les résultats et d’en tirer les conséquences.

Nous concédons que les nouveaux « jouets » exposés dans les congrès sont bien tentants !

Parmi ceux qui attisent le plus d’intérêt actuellement :

  • Plateformes collaboratives cabinet-client : Silae, MEG, MyCompanyFiles…
  • Comptabilités ou pré-comptabilités de 4e génération (full web et orientées clients) : NetExcom, Loop Software, Teogest, Evoliz, Tiime, OneUp, QuickBooks,…
  • Scan/OCR/imputation et intégration comptable : Facnote, ReceiptBank, ScanFact, ScanBank, CashManager, Conciliator…
  • Captation sur internet des factures PDF et des écritures bancaires (scrapping) : une partie des mêmes éditeurs que précédemment…

Car l’accumulation non maîtrisée d’outils génère bien plus de problèmes que de solutions.

C’est notamment le cas lorsque l’identification des goulots d’étranglement du cabinet est mal appréhendée, et que corollaire, le management des ressources humaines n’est pas optimisé.

Or toutes les dernières études montrent que les cabinets continuent de subir les effets de gains de  productivité insuffisants pour combattre à la fois la baisse des honoraires sur les missions traditionnelles ainsi que toutes les forces de pression qui minent la performance…

De plus, nous constatons également sur le terrain que, la méthode pour assimiler ces nouveaux outils n’est pas toujours satisfaisante !

  • Pas d’outils imposés sans sensibilisation préalable des collaborateurs. Attention aux formations souvent a minima et trop orientées sur les fonctionnalités (absence de méthode).
  • Créez vos processus et leurs procédures bien calées… et donc à chaque turn-over de collaborateurs (ils sont de plus en plus fréquents), évitez de tout réexpliquer.
  • Segmentez vos clients en fonction de leur adéquation aux outils
  • Mesurez qualitativement et quantitativement vos progrès et gains réalisés.
  • Pour paraphraser le « trop d’information tue l’information », nous dirions que « trop d’outils tuent les gains des outils » !

Phénomène n°2

Les liens difficiles entre les générations de logiciels comptables

Pourtant, il faut bien trouver une architecture satisfaisante, fiable et financièrement supportable, mêlant outils de 2e, 3e et 4e génération comptable.

Petit rappel sur ces générations de logiciels :

  • 1ère génération = logiciels sous Ms/Dos
  • 2ème génération = logiciels sous Windows
  • 3ème génération = logiciels collaboratifs orientés cabinets
  • 4ème génération = logiciels collaboratifs orientés clients.

L’évolution des outils de production comptable suit une évolution comparable à ce qui s’est passé plus généralement sur le web :

  • Web 1.0 : il a procuré de l’information aux consommateurs via les moteurs de recherche
  • Web 2.0 : il a proposé les réseaux sociaux et donc la possibilité de diffuser une opinion
  • Web 3.0 : il offre le pouvoir économique aux consommateurs qui court-circuite les grands fournisseurs établis via des market places ou d’autres dispositifs.

Nous voyons donc progressivement le pouvoir de choix des outils comptables et de pilotage se déplacer des cabinets vers les entreprises (et les particuliers déjà consommateurs d’outils de scrapping de leurs données bancaires à des fins de suivi de trésorerie).

Ce qui a principalement deux conséquences pour la Profession Comptable :

  • Les éditeurs de 2ème génération vont tenter de préserver leur parc clients en évitant toute coopération avec les 3ème et 4ème générations ce qui va compliquer la vie des cabinets ;
  • Les prospects et les clients vont obliger les cabinets à prendre position sur une offre (ou plusieurs) de ces nouveaux outils, et de services associés qui peuvent aller très loin : c’est le futur CA des cabinets qui se recompose totalement !

Positionnez-vous rapidement pour éviter le risque de se ringardiser et de perdre des clients…  

Car la demande d’information de pilotage et le conseil de gestion va réclamer une fréquence de plus en plus courte, probablement inférieure au mois, ce qui est hors de portée de la plupart des cabinets actuellement !  

Phénomène n°3

L’absence d’organisation des clients et d’outils collaboratifs fluides

Deux étapes de votre processus de production sont cruciales :

  • L’organisation interne du client ;
  • L’approvisionnement du cabinet avec les documents et données du client.

Ne pas travailler à fond ces deux étapes, c’est hypothéquer lourdement ses gains de productivité futurs !

Sur le premier point, nous avons vu ces dernières années le retour de kits de classement ou de kits d’organisation (encore plus complets) qui aident le client à structurer sa gestion et son administration chez lui.

C’est un excellent moyen pour le cabinet de poser les bases d’une collaboration efficace tout en procurant une satisfaction au client.

Certains cabinets introduisent ce service dans leur livret d’accueil afin de promouvoir l’excellence de leurs prestations auprès des prospects et la qualité de leur organisation auprès des clients.

Avec l’argument imparable à la clé : soyez mieux organisé et vos honoraires n’en seront que plus compétitifs.

Au-delà de la méthode, les outils de facturation et de gestion des notes de frais peuvent aider et fidéliser vos clients.

Sur le second point, il faut considérer deux plans :

  • Sur le plan de l’organisation : des processus de production bien calés avec le client, des alertes pour lui réclamer les informations ou lui en restituer.

Cet aspect est bien géré dans le logiciel TurboBusiness à partir d’une puissante gestion des obligations et du déclenchement totalement automatisé d’e-mails (bientôt de sms) d’alertes clients à date.

Ces e-mails sont stockés à des fins de traçabilité ce qui est rassurant pour les collaborateurs en cas de litige client.

Par exemple une alerte automatique envoyant au client la check-list préparatoire au bilan.

Il est particulièrement important d’aider vos collaborateurs à capter les documents et données des clients car ils dépensent près de 30% de leur temps productif sur cette phase : à notre sens, ce temps peut (et doit) être coupé en deux. C’est donc a minima 10% de productivité qui peuvent être engrangés dès le début de votre processus productif !