Nouvelles techniques de productivité

LeviersOutils de productivité

Les outils numériques ne sont pas une fin en soi : mais ils contribuent en tant que « supports » à favoriser l’organisation de l’entreprise.

Trois types d’outils pour améliorer votre productivité

Il y a fondamentalement trois catégories d’outils de productivité :

  1. Les outils de production
  2. Les outils d’organisation
  3. Les outils de motivation.

Cette distinction est fondamentale ! Reprenons ces trois catégories une par une.

  1. Les outils de production : ce sont les « machines » des sociétés de services. Ils sont là pour multiplier l’efficacité du travail humain et le rendre plus productif. Mais ces outils seuls montrent une efficacité limité sans les deux autres catégories d’outils. Les actuels gains de productivité enregistrés dans les cabinets (moins de 1% par an) en sont la preuve et ils ne suffisent plus à compenser la perte annuelle sur les honoraires récurrents (entre 2 et 3% par an).
  2. Les outils d’organisation : ce sont les « lubrifiants » de votre organisation. Sans eux, les outils de production seront moins bien utilisés, livrés à l’empirisme de votre organisation et notamment de vos collaborateurs qui n’ont pas acquis de culture organisationnelle dans le cadre de leurs études.
  3. Les outils de motivation : ce sont les « accélérateurs » du changement. Si vos collaborateurs et cadres ne sont pas sensibilisés ni acquis à vos projets de changement, ils s’y opposeront activement ou passivement et détruiront l’efficacité de votre dispositif.

Que se passe-t-il généralement dans les cabinets ?

Si les outils de production sont largement plébiscités (tous les congrès le prouvent depuis des dizaines d’années), les autres sont trop souvent négligés ou confiés à un empirisme organisationnel qui est lourdement contre-productif.

Ceci conduit à subir les « 12 tueurs de productivité » d’un cabinet d’expertise comptable.

TurboBusiness est typiquement un outil d’organisation de la production mais également de tous les processus support du cabinet.

Quant aux outils de motivation, de nombreux consultants de la Profession sont en mesure de vous aider à convaincre vos collaborateurs via diverses techniques de gestion du changement. Les consultants du réseau MOSAIC en font partie.

Pour devenir un cabinet performant, ne négligez aucune des trois catégories d’outils.

Nouvelles techniques de productivitéDe nouvelles techniques de productivité arrivent progressivement dans le secteur tertiaire (les services).

Des séminaires et des formations concernant la Méthode des 5P et son support logiciel TurboBusiness sont organisés régulièrement dans le cadre du Turbo’Club et de nos offres freemium : pour en savoir plus, c’est ici.

Elles visent à combattre les « 12 Tueurs de votre productivité » que nous identifions dans les cabinets visités dans nos missions.

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Prenons l’exemple des cabinets d’expertise comptable que nous connaissons depuis dix-huit ans.

Les services, comme l’industrie, connaissent un renversement total de la situation : d’une économie de l’offre dans laquelle les cabinets imposaient leurs prix, nous sommes passés à une économie de la demande dans laquelle les clients imposent progressivement leur diktat, en recherchant une valeur qui n’est plus celle proposée historiquement par les cabinets !

D’un côté, les cabinets perdent naturellement d’anciens clients très rentables, de l’autre, ils rentrent à grand-peine des clients beaucoup moins rentables et moins fidèles :comme souligné dans notre article « Changer d’espace stratégique », la baisse du taux de rétention des clients a un impact dramatique sur la rentabilité du cabinet.

La baisse de la rentabilité est également un mouvement de fond dans les activités tertiaires : elle affecte les missions historiques (comptabilité et audit légal) du fait de la chute des prix de celles-ci qui n’est pas suffisamment compensée par l’automatisation et la robotisation croissante de la production.

Le paradoxe veut alors que les missions un tant soit peu moins nobles (social, juridique) deviennent alors stratégiques car plus rentables, propulsant ces métiers d’un statut secondaire à un statut vache à lait !

Rentabilité de la PCLACette situation impacte à la fois le taux de croissance qui a fortement chuté (de +8 à +2% inflation comprise entre 2007 et 2014) et surtout la rentabilité,comme nous l’avons vu en introduction.

Malgré la récurrence encore dominante du CA des cabinets,il se produit également une déstabilisation de l’adéquation entre volumes de travaux et ressources humaines, non seulement au plan global mais aussi par portefeuille collaborateur.

La gestion des budgets et d’un planning de charge n’ayant jamais été le point fort des cabinets, l’absence d’un système de prévision et de planification se fait soudainement cruellement sentir.

Mais ce n’est pas tout : la fixation des tarifs des cabinets est encore pervertie par d’anciens schémas mentaux ! Ainsi, il reste aussi encore beaucoup de traces de l’ancien système :la plupart des logiciels de gestion interne, de valorisation et de devisage des prestations des cabinets fonctionnent encore dans le sens suivant, hérité de l’économie de l’offre :
– Identification des prestations demandées -> Valorisation des prestations aux taux du cabinet
– Fixation des honoraires proposés aux prospects -> Négociation de remises pour conclure.

 Et ceci sans tenir compte :
– De la valeur souhaitée et perçue par les clients ;
– Des modalités de collaboration client-cabinet ;
– Des prix de marché en cours de restructuration rapide.

Ceci amène la plupart des cabinets à utiliser des valorisations qui contredisent cette valeur perçue par les clients et favorisent de nouveaux acteurs plus stratèges (nous pensons à des sociétés de consultants comme Rivalis ou Small Business Act par exemple, mais aussi à des acteurs internes à la Profession comme ECL Direct, ou bien encore à des éditeurs de logiciels comptable de 4e génération comme Evoliz, Intuit,…).

Pourtant, le tirage vers le bas inéluctable des prix des missions comptables et audit va imposer aux cabinets une adaptation rapide à la nouvelle donne et donc (entre autres actions) la recherche accélérée de gains de productivité pour retrouver des marges.

Il y a un fort risque ici : qu’un intermédiaire devienne dominant pour filtrer la demande du marché sur les prestations des cabinets à la manière d’un Booking avec les hôtels.

Il existe déjà des intervenants qui tentent de prendre cette position (Companéo)…

Planning de chargesNous verrons dans ce blog que les techniques d’organisation traditionnelles (gestion des obligations, budgets de temps prévisionnels, planning de charge…) bien que nécessaires, non seulement ne suffisent plus mais sont parfois contre-productives par rapport à ces nouvelles techniques de productivité que sont la Théorie des Contraintes, le Lean Management et le Six Sigma entre autres.

L’addition mais surtout la synergie des trois (baptisée « TLS« ) fait des miracles…

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