15 jours gagnés ou 15 jours de trop ?

organisation715 jours gagnés ou 15 jours de trop ?

La période fiscale des comptes millésimés 2015 se terminera le 18 mai 2016 au lieu du 3.

Une année de plus, La Profession a négocié – et obtenu – cette « rallonge providentielle » pour boucler les derniers comptes annuels 31/12.

Quelqu’en soient les raisons, bonnes ou mauvaises, ce que les cabinets ont gagné pour ce bouclage de la mission légale, ils l’ont à nouveau perdu pour s’occuper de leurs clients… et d’eux-mêmes !

Nous entendons ici « s’occuper vraiment » des besoins de pilotage et de conseil de leurs clients.

La persistance des paradoxes

A l’heure où tous les augures annoncent la fin de la tenue comptable via sa robotisation, et la nécessaire montée en puissance des missions d’accompagnement à forte VA pour en compenser le CA perdu de la tenue, nous voyons plusieurs paradoxes dont il faudra bien, un jour, tirer les conclusions :

1/ la dématérialisation étant très tendance, les cabinets s’équipent de plus en plus lourdement, un peu contraints certes mais rêvant de gains de productivité « majuscules » car vitaux à terme ;

2/ les promesses des éditeurs en termes de productivité sont d’ailleurs à la hauteur du rêve : +20%, +30%, +50%, +80% !…

3/ les cabinets sont plutôt suréquipés de logiciels de production de conseil, d’outils marketing, de sites web en tous genres ;

Tout va bien alors ?

4/ pourtant les gains de productivité réels ne dépassent pas 1% par an et la fin de la période fiscale reste toujours aussi tendue pour la quasi-totalité des cabinets… Agil la grenouille a manifestement encore du boulot pédagogique !

5/ …et le CA conseil peine toujours autant à décoller, plombé par des ressources humaines souvent débordées et pas toujours motivées, la période des « grandes manœuvres » (les grands chantiers de développement du cabinet) étant souvent repoussée en septembre voire plus tard en proximité du congrès annuel de l’Ordre. Marginal… et de plus pas toujours rentable !

Deux causes méconnues ou mal traitées par les cabinets

Ces causes empêchent les cabinets de réaliser leur mue, et malgré leur survenance imparable, peu d’entre eux les ont éradiquées, ou plutôt contrôlées pour les réduire.

Car en réalité, on ne peut pas les éradiquer : il faut juste apprendre à (mieux) vivre avec.

La première cause : les aléas

Ils sont multiples.

En grande partie externes, leurs causes proviennent particulièrement :

  • Des clients, indisciplinés pour communiquer leurs pièces et informations
  • De l’administration fiscale qui délivre les nouvelles liasses en retard
  • Des éditeurs qui peinent à sortir les mises à jour adéquates…

Ils sont internes également :

  • Mouvements de personnels ou congés maternité imprévus ;
  • Mauvaise organisation des collaborateurs ;
  • Absence de culture organisationnelle de tous…

Une chose est sûre : le cabinet connaîtra des aléas, mais il n’est aucunement (ou très rarement) en position de les anticiper pour les mesurer, les lisser puis les absorber facilement.

Exemple : l’existence d’un planning de charge automatique et dynamique est un luxe inouï pour 99% des cabinets français.

La deuxième cause : la variabilité

Les temps de production réels peinent à respecter des standards, a fortiori lorsqu’ils ne sont pas édictés officiellement dans la planification du cabinet.

Exemple : nous constatons l’absence de « temps normés » définis sur les tâches de production les plus basiques du cabinet.

D’un collaborateur à un autre, les temps passés peuvent varier du simple au triple pour la même prestation produite, sans que le cabinet ne détecte ces anomalies.

Ni les écarts avec la « normalité », ni ceux avec les temps budgétés ne sont bien appréhendés, c’est-à-dire tôt et précisément : les dérives n’apparaissent alors qu’en bout de course lorsqu’il ne reste plus qu’une seule chose à faire : pédaler encore plus fort et plus vite !

Exemple : l’indicateur de « vitesse moyenne de production » n’est calculé par aucun logiciel.

Il se calcule par la différence en nombre de jours entre la date d’envoi de la check-list annuelle au client et la date du rendez-vous de présentation des comptes : ce nombre de jours moyenné sur l’ensemble des dossiers clients donne l’indicateur de vitesse.

En réduisant sa valeur (par exemple passer de 55 à 45 jours) :
– vous réduisez vos délais de terminaison de la période fiscale
– vous augmentez mécaniquement vos gains de productivité.

Et surtout, vous mesurez enfin réellement la progression de vos gains !

Les causes ne sont donc pas recherchées, car mêmes les conséquences sont bien mal identifiées.

Car cette vitesse peut être croisée par portefeuille, équipe, site… ce qui permet de détecter des foyers de moindre performance.

Un impact organisationnel calamiteux

Aléas et variabilité, ces deux causes – mal identifiées et encore moins contrôlées et maîtrisées – réduisent chaque année à néant les espoirs d’amélioration de la performance des cabinets.

A la fois en terme de délais et de productivité, mais également en termes de CA conseil additif.

Le défaut quasi-total de prévision, de calcul puis d’analyse des écarts, et bien souvent de pilotage, ne laissent la place qu’à de coûteux remèdes de pompier :

  • Glissements de fonction des experts et cadres (production en dessous de leurs compétences)
  • Heures supplémentaires
  • Sous-traitance.

Ou bien à des coûts de plus en plus difficiles à porter (cf la perte de rentabilité tendancielle des cabinets) :

  • Embauches excessives
  • Surinvestissement dans les outils de dématérialisation.

Remèdes qui fonctionnent ponctuellement pour boucler une campagne fiscale dans la précipitation, mais jamais pour empêcher la suivante de connaître exactement (ou presque) les mêmes affres…

Les cabinets privilégient historiquement l’efficacité (produire tout dans les délais) mais bien souvent au détriment de l’efficience (produire dans les délais et à un coût acceptable).

Alors,15 jours gagnés ou 15 jours de trop ? Faites votre choix…

LeviersL’alternative à la sur-focalisation sur les outils de production

La poussée vers les outils de dématérialisation n’y changera rien : un cabinet mal organisé sera toujours « dans les cordes » au moment de boucler ses bilans, et affublé de performances moyennes ou médiocres.

Seules des techniques d’organisation novatrices et un logiciel support adapté peuvent offrir la solution à long terme, et pérenne, pour régler définitivement les mêmes perpétuels problèmes.

Nous proposons la Méthode des 5P et le logiciel TurboBusiness, développés avec des consultants spécialistes de l’organisation, et des cabinets soucieux de performance, de pérennité et de sérénité.

Ils sont motivés pour travailler à refonder totalement leurs méthodes de planification et de pilotage.

Nous n’en connaissons que quelques dizaines qui ont tout compris et dont les performances semblent à peine croyables :

  • CA comptable par responsable de dossiers (fourchette selon la typologie des dossiers) : entre 150 K€ (comptabilités d’engagement) et 275 K€ (comptabilités de trésorerie) (sans aucun « gros dossier ») ;
  • 600 bulletins/mois par responsable paye ;
  • Terminaison de la période fiscale au 31/03 ;
  • Résultats 3 à 10 fois la moyenne de la Profession…

On se demande bien pourquoi aussi peu de cabinets se sont emparés de ce sujet ?

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