Faire adhérer les collaborateurs

PortraitSouriantTVFaire adhérer les collaborateurs pour réussir !

Suite de « Un ingénieur méthodes dans mon cabinet pour des gains mesurables ».

Par Thierry VAILLON consultant PCL-Conseils (thierry.vaillon@pcl-conseils.fr).

Dans la production industrielle, l’ingénieur méthodes définit les moyens à mettre en oeuvre pour optimiser la fabrication. Ainsi, lors du lancement de la production d’un nouveau produit, il définit les différentes étapes de la fabrication, propose le type de machines les mieux adaptées, l’outillage à utiliser, les méthodes de travail, les points de contrôle, l’ergonomie des postes etc…
Dans le cabinet, l’ingénieur méthodes a pour fonction d’optimiser la production du cabinet en la formalisant dans des packs missions.

Mais au-delà de ces aspects techniques, un élément humain est essentiel à la bonne réussite de la démarche : l’adhésion des collaborateurs.

En effet, longtemps, au sein du Cabinet, le travail « de bureau » était lié à la personne qui le réalisait et elle pouvait donc, de sa propre autorité, s’organiser et organiser son environnement comme elle l’entendait.

Casser l’inertie du cabinet

Avec cet historique, la mise en place unilatérale de procédures normalisées dans le cabinet se heurte à une inertie qui freine la démarche de changement et nécessite d’impliquer les collaborateurs.

Selon la taille de l’équipe ce sont tous les collaborateurs ou simplement un groupe « pilote » qui va participer à la définition des packs et à la rédaction des référentiels avec des objectifs clairs :
– Etape 1 : créer le pack mission de la mission concernée
– Etape 2 : le valider par une phase de test
– Etape 3 : diffuser et faire vivre les documents au sein du cabinet

La composition de ce groupe pilote est donc primordiale. Certains représentants doivent avoir un profil plus technique, être choisis pour leurs compétences à formaliser les packs tandis que d’autres doivent être plus sur un registre leader d’opinions avec une capacité à convaincre. Il ne faut pas hésiter à réunir des collaborateurs récents avec d’autres plus expérimentés. Dans la mesure du possible, l’ingénieur méthodes participe avec un dirigeant à la constitution de cette équipe.

Les 3 étapes

Dans la 1ère étape de création du pack mission, l’ingénieur méthodes présente la démarche de formalisation des missions du cabinet dans des packs à partir des exemples vécus en interne. Il doit ensuite guider l’équipe dans la mise au point du premier pack, être un élément modérateur capable de trouver des compromis si nécessaire. Du fait de son expérience, il est aussi force de propositions mais ce n’est pas à lui d’imposer des méthodes de travail. S’il est nécessaire de trancher, ce sera le rôle de l’expert-comptable associé, représentant de la direction, qui participe à la réunion.

La 2ème étape, la phase de test du pack par l’équipe, est indispensable : elle peut permettre de corriger certaines imperfections du pack et met en évidence l’efficacité du pack qu’elle a réalisé auprès des collaborateurs.

La 3ème étape est celle de la conviction : l’utilisation du pack présente un « bénéfice » pour chaque utilisateur. Le mieux est d’organiser une réunion dans chaque site, où sont présentés la démarche et les packs missions réalisés. Cette réunion sera co-animée par un représentant de l’équipe qui a créé le pack et un associé, le 1er est la caution technique sur la validité des packs tandis que le 2ème est là pour représenter la direction du cabinet et positionner cette démarche dans sa stratégie. Si nécessaire, le consultant ingénieur méthodes a organisé une journée spécifique pour l’équipe rédactrice des packs afin de l’entrainer à l’animation de réunions.

La mise en place de la démarche associe donc les aspects techniques et management, condition indispensable du succès et des gains de productivité significatifs au sein du cabinet. Consultant « extérieur » mais totalement impliqué, l’ingénieur méthode représente le « maillon fort » d’une évolution incontournable au sein de tout Cabinet qui a fait le choix d’optimiser sa démarche de production, élément de base de sa rentabilité.

Les grands groupes d’expertise comptable ont bien compris la pertinence de cette démarche : ils créent des postes à temps plein pour cette fonction… Cela doit nous interroger !

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