Analyser vos types d’approvisionnements comptables

NumériqueAnalyser vos types d’approvisionnements comptables

L’un de nos clients (que je remercie grandement) me propose dans un témoignage l’analyse suivante de ses approvisionnements de pièces pour la tenue comptable afin d’organiser et d’optimiser la relation collaborative client → cabinet.

Son raisonnement est le suivant

« Il y’a deux catégories de pièces comptables :

– Celles qui sont indispensables…

– et celles dont on peut se passer pour faire un bilan (même si ce n’est pas très « catholique » au plan règlementaire).

Celles dont on peut se passer ne nous posent pas de problème en pratique, parce que s’il en manque, on peut faire la remarque au client, mais ça ne nous empêche pas d’avancer notre travail. S’il nous manque une facture Bouygues telecom, c’est pas grave, parce qu’on est tout à fait capable d’en reconstituer les informations à partir du seul montant prélevé sur le compte bancaire du client.

En fait, la plupart des factures que nos clients reçoivent sous forme électronique sont des factures répétitives provenant toujours des mêmes fournisseurs . Donc s’il en manque, ç’est pas grave ! Comme ma facture Bouygues Telecom, je sais la comptabiliser au journal d’achats, même si je n’ai pas le papier ou le pdf devant moi.

Les pièces indispensables par contre, bloquent complètement le processus de comptabilisation.

S’il manque un relevé bancaire => STOP !! je peux plus rien faire !!

Si je n’ai pas l’info du bénéficiaire des chèques émis par le client, je passe les chèques en compte d’attente et j’envoie la liste au client pour qu’il m’indique ce qu’il a payé avec ces chèques . C’est bloquant au moment du bilan , mais en cours d’année, je peux vivre avec, à condition de maintenir la pression sur le client pour qu’il me réponde et que je puisse solder mon compte d’attente.

En réfléchissant plus loin, j’ai essayé de classer les natures de pièces comptables en fonction de leur degré de perturbation du processus de saisie comptable, sachant que les pièces manquantes sont presque toujours liées au manque de rigueur du client :

1)  Relevé bancaire : c’est le pire qui puisse arriver, parce que ça bloque tout et tout de suite.

2) Chèques émis : avec le N° de chq et le montant, je ne peux pas affecter la dépense, mais je peux la mettre en compte d’attente et continuer ma saisie + faire mon rapprochement bancaire. C’est donc bloquant mais pas urgent.

3) Caisse : en l’absence => bloque la TVA. C’est surtout gênant pour les activités de restauration, négoce de détail, tabac, … dans les quelles toutes les ventes passent par la caisse

4) Factures de vente : s’il en manque, et que le client a une activité de négoce, je suis gèné pour faire la TVA . Si le client a une activité de prestations de service, le manque des factures de ventes ne me bloquera pas puisque je calcule la TVA sur les encaissements => il sera toujours temps d’ajouter les factures de vente lorsque le client les aura fournies.

5) Factures d’achat : s’il en manque, je ne peux pas récupérer la TVA !!  Tant pis pour le client s’il ne les a pas fournies , il attendra pour récupérer la TVA !

6) Notes de frais et justifs de dépenses par carte bleue : Comme les factures fournisseurs, s’il en manque je ne peux pas récupérer la TVA .  Mon compte « fournisseur CB » reste débiteur en attendant la saisie des pièces, ça ne bloque pas le quotidien de la compta, mais ça bloquera le bilan !

Donc, comme beaucoup de pièces , c’est plus un problème de maintenir la pression sur le client (et sur le collaborateur pour qu’il relance les clients) pour qu’il envoie les pièces.

En cela, nous sommes aidés par l’argument TVA : « cher client, si tu veux récupérer la TVA, il faut que tu donnes les pièces !! » 

Je compte aussi beaucoup sur TurboBusiness pour nous aider en interne à maintenir la pression sur nos collaborateurs pour qu’ils n’oublient pas de relancer leurs clients.

secrétaire_bureauLe problème que l’on a aujourd’hui, c’est que le collaborateur a fait la saisie comptable et le rapprochement bancaire, dans le meilleur des cas il a aussi réclamé les pièces manquantes au client, puis il est passé à un autre dossier !! … et il a complètement oublié les pièces manquantes du premier dossier.

Comme le client ne réagit jamais à la première demande, il faut relancer sans cesse !!

D’où l’intérêt des mails automatiques de TurboBusiness qui relancent le client, sans perturber le travail du collaborateur – il a juste à pointer en une minute le matin en arrivant qu’il n’a pas oublié de pointer la réception des pièces manquantes dans Turbo , c’est tout ! Ensuite il se met à son travail « normal » et la relance se fait « toute seule » !! »

Notre analyse de ce témoignage fort intéressant

  1. Les factures électroniques vont de plus en plus émaner de « petits fournisseurs » qui vont se mettre eux aussi à envoyer des factures en PDF, donc le volume va augmenter et ne viendra pas toujours de grands fournisseurs connus : les comptabiliser par déduction deviendra plus difficile ;
  2. Il faudra bien à un moment donné (au moment du bilan) récupérer toutes les pièces du client, et plus le temps passe, plus il aura du mal lui-même à retrouver l’information : attention aux comptes d’attentes stockés depuis des mois, les clients n’aiment pas devoir répondre à une liste interminable qui leur demande des heures de recherches des mois après la bataille !
  3. Les pièces classées dans les catégories 1 à 4 par notre expert témoin sont récupérées plus facilement : captation bancaire directe (ou sur relevé bancaire : 1 seul par mois et par banque), chéquier de la société (ou bordereau de remise de chèques ou fichier Excel), fichiers informatiques émanant de la caisse et du logiciel de facturation du client (là aussi 1 seul par mois) ;
  4. Tout le problème se situe donc au niveau des pièces 5 et 6 : factures d’achat et notes de frais ! Certes le cabinet peut poursuivre sa tenue et réaliser des estimations de la TVA, mais le client n’aime pas du tout cela, comme il n’aime pas se dire qu’il ne va pas récupérer la TVA faute d’une facture ou de notes de frais égarées ! Même désordonné, il n’en reste pas moins attentif à sa trésorerie…

artisanLe problème n°1 du cabinet provient donc bien à la source du client qu’il faut organiser d’autant plus qu’il est naturellement peu rigoureux !

Mais le problème client devient le problème collaborateur qui se laisse désorganiser par ses clients et cela devient LE problème du cabinet car :

  • le collaborateur est contraint de travailler en plusieurs fois sur le même dossier : il fait donc du multitâche qui augmente de 30 à 50% le temps global sur le dossier, ruinant sa rentabilité (30 à 40% de vos dossiers sortent en malis) ;
  • il risque de mécontenter une première fois le client avec des estimations de TVA qui sont défavorables à la trésorerie du client ;
  • il mécontente une seconde fois le client avec la liste interminable de points en suspens au moment du bilan ! Il faudra probablement passer les « égarés » en compte courant ;
  • il insatisfait le client en montrant un collaborateur finalement mal organisé lui-même et qui de ce fait n’aura pas le temps d’être attentif à des besoins plus orientés conseil.

C’est un cercle « vicieux » qui doit être transformé en cercle « vertueux »

Solution n°1 : d’abord aider vos clients à mieux s’organiser

C’est ce qui nous a plu lorsque nous avons découvert la solution Zebill dont nous sommes des clients heureux : nous stockons nos scans de factures papier et de notes de frais, et reroutons nos factures PDF (ou autres formats envoyés par e-mail) dans une boîte mail spécifique qui est scannée et son contenu remonté sur la plateforme Zebill. Tout cela au fil de l’eau pour éviter les oublis et pertes.

Ne laissez pas vos clients improviser leur organisation… pas plus que vos collaborateurs !

Nous vous en parlons en détail dans notre prochain article.

Solution n°2 : ensuite aider vos collaborateurs à relancer vos clients

Notre expert témoin a bien compris l’intérêt des alertes automatiques de TurboBusiness qui sont déclenchées depuis les tâches et leurs dates butoir : elles permettent de gagner 10% du temps des collaborateurs (sur les 30% globaux) de temps consacrés à la gestion des approvisionnements.

Actuellement envoyées par e-mail, elles seront bientôt routées par sms sur le portable du dirigeant dans les cas qui le nécessitent.

Eviter les e-mails manuels, c’est aussi :

  • éviter les fautes d’orthographe (aïe…pas pro)
  • formaliser un ou plusieurs mails de relance (avec des textes de plus en plus incitatifs)
  • respecter la charte graphique du cabinet (logo, couleurs,…)
  • ne rien oublier
  • former progressivement les clients à une meilleure rigueur en leur rappelant que leur manque d’ordre risque de leur coûter plus cher !

Zebill_Logo

Notre prochain article : la solution Zebill de captation de factures en détail

Nos précédents articles sur le sujet

Résoudre la problème de l’approvisionnement des factures d’achat

La première solution sécurisée de captation des factures d’achat numériques

Voir une présentation de TurboBusiness et de ses alertes

Pour en savoir plus :

Service commercial : 05 56 60 38 29 ou optim@rcac.fr
Service technique : 06 73 62 38 16 ou sophie@zebill.com

 

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