Explosion des modalités d’appro et gestion des processus

Approvisionnements et processusExplosion des modalités d’appro et gestion des processus : des impacts que vous ne soupçonniez pas ?

Les nouvelles technologies et notamment les outils collaboratifs et de dématérialisation déclenchent depuis quelques années un feu d’artifice de nouvelles possibilités d’échanges entre le cabinet et ses clients.

Les modalités d’approvisionnement des pièces et informations comptables sont particulièrement concernées : nous en avons dénombré pas moins de 10 à 20 de plus en plus couramment utilisées !

Or cette explosion doit amener chaque cabinet à retravailler ses processus afin d’organiser et de maîtriser ces nouvelles modalités dans trois optiques principales :

  1. vendre des honoraires cohérents selon les choix retenus entre le cabinet et chacun de ses clients
  2. produire en contrôle ses missions avec une variété importante de modalités
  3. conserver une rentabilité satisfaisante et la mesurer.

Les dernières statistiques d’évolution de la rentabilité (en baisse tendancielle) de la Profession Comptable montrent que tous ces buts ne sont pas réalisés.

Et ce pour 3 raisons :

  1. les modalités de valorisation des honoraires sont restées identiques depuis des années souvent basées sur des temps estimés selon les prestations produites et elles ne sont guère utilisées pour mieux affiner et négocier les honoraires avec les nouveaux prospects ce qui est dommage ;
  2. peu de cabinets ont travaillé sur leurs processus de production pour s’assurer d’une bonne maîtrise dès le début de la chaîne ce qui est vital pour la performance productive ;
  3. la rentabilité n’est souvent contrôlée qu’en bout de chaîne quand la mission est terminée, ce qui est trop tard dans bien des cas.

Chacun de ces sujets est régulièrement traité dans nos différents blogs (voir en bas à droite de cette page) ou le sera bientôt, notamment la valorisation des missions clients par des méthodes novatrices.

MobilitéUne explosion des modalités d’approvisionnement

LE processus historique et unique d’approvisionnement de documents et données comptables « le client porte ses documents au cabinet » est mort depuis longtemps, ou tout du moins il est devenu minoritaire dans bien des cabinets qui ont organisé (voire subi) des modalités bien différentes permises par les nouvelles technologies.

En effet :

  • le papier disparaît doucement du circuit de production des cabinets
  • les collaborateurs et les experts gèrent plus de choses à distance
  • les clients ne se déplacent plus
  • les clients ont de plus en plus une culture dématérialisée
  • les deux parties cherchent à réduire leur temps et leurs coûts : coûts de sous-traitance pour les clients, de production pour les cabinets.

De nouveaux équilibres s’instaurent dans un monde où des tarifs incroyables s’affichent sur le Net : 19,90€ pour certains packages mission ! A quand les 9,90€ ?

Citons ces modalités d’approvisionnement (et début de la chaîne de traitement) telles que nous les rencontrons dans nos missions :

Modalités classiques (par le client)

– Papier apporté dans la « boîte à chaussures » (+ contrôle assistant tenue ou collaborateur ou secrétaire)
Papier apporté dans un kit classement (+ contrôle idem)
Photocopies postées par courrier (avec ou sans enveloppe pré-adressée à codes-barres)
Client fait sa tenue (logiciel partagé ou exotique) => transmet une balance au cabinet.

Modaltés nouvelles (par le client)

Scanérisation des factures d’achats et notes de frais + envoi d’e-mail avec pièces jointes (PDF) (scanner dédié ou pas)
– Scanérisation des factures d’achats et notes de frais + envoi des images sur la plateforme du cabinet

– Flashage des factures d’achats et des notes de frais sur un smartphone ou une tablette
Captation des écritures bancaires + qualification + envoi ou mise à disposition sur la plateforme du cabine.

Modalités classiques (par le collaborateur)

– Captation des écritures bancaires (via des portails divers)
– Captation des ventes via le logiciel de facturation du client.

Modalités nouvelles (par le collaborateur)

Scanérisation des factures d’achats et notes de frais sur scanner portable chez le client + exploitation (images + OCR ou pas)
Scanérisation des factures d’achats et notes de frais par collaborateur (matériel # selon volume) + exploitation (images + OCR ou pas)
Scanman (scanner centralisé sur gros volumes pour tous) sur factures d’achats et notes de frais + exploitation (images + OCR ou pas).

Cette liste déjà longue est sûrement déjà périmée tant des nouvelles solutions apparaissent régulièrement mais elle montre la variété des possibilités de gestion du début de la chaîne de production.

Elle impacte donc très sûrement les coûts de revient du cabinet et mérite une réflexion très en amont même du processus productif, à savoir le processus commercial !

Si vous ne souhaitez pas vous faire déborder et y laisser des plumes, à vos processus !!!

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