Un « ingénieur méthodes » dans mon cabinet pour des gains mesurables ?

Ingénieur méthodesUn « ingénieur méthodes » dans mon cabinet pour des gains de productivité mesurables ? Est-ce possible ?

Par Thierry VAILLON consultant PCL-Conseils (thierry.vaillon@pcl-conseils.fr).

L’analyse de l’organisation de la production dans les cabinets d’Expertise Comptable met en évidence un grave dysfonctionnement : l’absence d’homogénéité des méthodes et des outils utilisés.

Cela se traduit par des feuilles de travail personnalisées, des fichiers Excel spécifiques (mon fichier de contrôle TVA est génial !!!), des différences entre les plaquettes présentées aux clients (la composition des annexes très souvent), des divergences dans le classement des documents (la facture d’immobilisation, c’est DP ou DA ?), des libellés d’écritures incompréhensibles ou sans intérêt, chacun dans son cabinet trouvera ses propres exemples …

Les causes sont multiples :

  • volonté de bien faire du collaborateur qui se crée son fichier ou sa feuille de travail personnelle, et qui ne souhaite pas en changer ;
  • implantation du cabinet sur plusieurs sites où chacun travaille à sa façon dans son coin (un cabinet sur plusieurs étages peut d’ailleurs suffire à provoquer le phénomène) ;
  • divergences de fonctionnement et de stratégie entre les Associés ;
  • faiblesses du management qui a du mal à « imposer des méthodes ».

Ces dysfonctionnements ont un coût élevé mais peu visible dans « l’urgence permanente » où baigne le Cabinet, les Dirigeants prennent donc rarement le temps de « mettre à plat » les processus de production des prestations qu’ils assurent pour leurs clients.
Ceux qui ont osé mettre en place une réflexion et un plan d’actions sur la productivité de leur cabinet ne le regrettent pas : une moyenne de 20% de gain de productivité en moins d’un an !!!

Sur Internet, certains sites de l’Ordre proposent de nombreux outils (http://www.capsurlaperformance.fr par exemple) mais il s’agit plus d’optimiser les procédures du cabinet avec des objectifs de qualité et non de gestion de la production, bien que ces objectifs ne soient pas contradictoires, ils n’ont pas le même poids sur les résultats du cabinet…

Autre objection courante dans la Profession : la responsabilité des outils informatiques proposés par les grands éditeurs.
Globalement, aujourd’hui, tous ces outils sont performants, il s’agit de se poser les bonnes questions :
Peut on prétendre que l’outil est mauvais ou mal utilisé si en amont on n’a pas défini la méthode de production  ?”
Le pâtissier qui réalise de mauvais gâteaux va-t-il rendre responsable son four alors qu’il n’a pas défini précisément ses recettes et les ingrédients à utiliser ?

Dans la production industrielle, l’ingénieur méthodes définit les moyens à mettre en œuvre pour optimiser la fabrication. Ainsi, lors du lancement de la production d’un nouveau produit, il définit les différentes étapes de la fabrication, propose le type de machine les mieux adaptées, l’outillage à utiliser, les méthodes de travail, les points de contrôle, l’ergonomie des postes etc…

Dans le Cabinet, l’Ingénieur Méthodes a pour fonction d’optimiser la production du cabinet en la formalisant dans des packs missions.

Chaque pack comprend :

  • le manuel ou référentiel de production de chaque mission du Cabinet ;
  • l’ensemble des outils à utiliser par chaque collaborateur selon son rôle dans la chaîne de production.

Il ne s’agit pas bien sûr de tomber dans les excès, de transformer les collaborateurs en « robots » ou de leur imposer des outils « standards », mais de les impliquer directement dans l’optimisation de leurs propres outils et des processus du Cabinet avec un objectif clair : gagner en productivité et en qualité du travail.

Concrètement un Ingénieur Méthodes intervient ponctuellement avec les Collaborateurs et les Dirigeants pour mettre en place les Référentiels Production et veiller à leur utilisation.

Un référentiel de production se présente sous forme d’un document complet :

  • Famille de la mission
  • Cibles de la mission : clients concernés
  • Caractéristiques de la mission
  • Définition des données d’entrée
  • Définition des données de sortie, livrables
  • Contenu des différents processus : Outils de production, Approvisionnement, Planning, Traitement, Contrôle qualité, Restitution, Archivage
  • Temps de production
  • Amélioration de la prestation
  • Liste des outils du pack.

Face à l’érosion de leurs marges et leurs légitimes inquiétudes pour l’avenir de la Profession, les Cabinets indépendants peuvent faire appel, pour quelques heures, à des consultants spécialisés qui les amèneront simplement à obtenir des gains de productivité significatifs au sein de leur entreprise et un renforcement de leurs marges, indispensable à leur indépendance et à leur pérennité.

Les grands groupes d’expertise comptable ont bien compris la pertinence de cette démarche :
ils créent des postes à temps plein pour cette fonction (voir cette annonce jointe)…

Cela doit nous interroger !