La première solution sécurisée de captation des factures d’achat numériques

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La première solution sécurisée de captation des factures d’achat numériques

Zebill est la première (et unique) solution automatique de captation, validation et transfert des factures d’achat numériques entre le client et son cabinet comptable. En toute sécurité !

[Voir notre article précédent : Résoudre le problème de l’approvisionnement des factures d’achat]

C’est l’innovation marquante de cette rentrée, détectée par RC&A Consulting car la société Zebill n’était pas présente au Congrès de Paris.

FluxInformationsLa gestion des approvisionnements d’un cabinet est un point central de la productivité de la tenue comptable.

Alors que la captation des écritures bancaires et des factures de ventes sont déjà résolues, la captation des factures d’achat reste le problème n°1 des cabinets en amont de leur processus de production.

Or si le papier reste encore dominant, les factures numériques montent en puissance et dépassent en volume 20% de ces factures d’achat. Bientôt 30 à 40%…

En effet, ce pourcentage ne va cesser d’augmenter (en attendant l’avènement de la facture nativement numérique qui n’est pas pour demain) car tous les fournisseurs tentent de réduire leurs coûts en ne passant plus par le papier :

  • économie de papier
  • économie sur l’impression (amortissement des machines, encre,…)
  • économie de mise sous pli
  • économie d’affranchissement
  • économie de temps globale.

facturation-electroniqueCes factures d’achat transitent donc par plusieurs voies depuis les fournisseurs :

  1. Envoi dans un e-mail en pièce jointe (format PDF) ;
  2. Envoi dans un e-mail d’un lien public pour capter le document par téléchargement direct ;
  3. Envoi dans un e-mail d’un lien privé pour capter le document (plateforme accessible avec login et mot de passe) ;
  4. Envoi de la facture dans le corps de l’e-mail.

Les factures sont donc quelque part dans la boîte mail du dirigeant ou du gestionnaire de l’entreprise, ou bien sont disponibles sur les plateformes de dizaines de fournisseurs, souvent des grands facturiers (énergie-eau, téléphonie, e-commerce, assurances et mutuelles, transports, fournisseurs d’accès Internet,…) mais pas que. Les plus petites entreprises (tpe/pme) s’y mettent…

Cette évolution vers la facture en format numérique complique la tâche du client qui doit perdre un peu de temps pour aller chercher sa facture (de préférence avant d’oublier de le faire !) et la stocker en toute sécurité au fil de l’eau. Puis l’envoyer périodiquement en lot à son cabinet d’expertise après validation pour éviter doublons et erreurs.

Ce qui implique une certaine rigueur qui n’est pas toujours de mise chez tous vos clients !…

Et donc incidemment, c’est le cabinet qui est directement impacté dans son travail de tenue car il va lui manquer des factures à chaque période de tenue ce qui va lui occasionner une perte de temps car il doit relancer ses clients pour récupérer ces factures manquantes.

Et donc une perte significative de productivité.

Les collaborateurs passent aujourd’hui près de 30% de leur temps total à gérer leurs approvisionnements : c’est donc considérable ! Au moins un tiers de ce temps pourrait être économisé…

Nous allons voir dans le prochain article comment Zebill résoud ce problème fondamental avec bonheur et en toute simplicité.

Cet article fait suite à ceux-ci :

Résoudre le problème de l’approvisionnement des factures d’achat

Explosion des modalités d’appro et gestion des processus

Pour en savoir plus :

Service commercial : 05 56 60 38 29 ou optim@rcac.fr
Service technique : 06 73 62 38 16 ou sophie@zebill.com

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