Les 3 temps forts de votre organisation

Organisation Les 3 temps forts de votre organisation reposent sur 3 mots-clés fondamentaux

Notre expérience dans des dizaines de missions en cabinet nous montre que :

  1. Le premier mot-clé est l’ANTICIPATION : vous devez anticiper à deux niveaux. Premièrement, rater l’organisation de votre client en amont de votre chaîne de production, c’est immédiatement démarrer avec un boulet pour votre future productivité ! Deuxièmement, l’explosion de modalités différentes de gestion des approvisionnements client du fait des nouvelles technologies (scanérisation, ocr-isation, partage collaboratif, etc…) amène une diversité importante de processus différents à gérer… qui doivent l’être ! Il y a encore quelques années, soit le client apportait la boîte à chaussures, soit il photocopiait et envoyait un courrier, soit il envoyait simplement une navette type Excel avec des informations. Aujourd’hui, il peut aussi récupérer ses écritures bancaires et les qualifier. Il peut également amener des documents sur une plateforme ou scanner des pièces avec un scanner exclusivement à l’usage du cabinet. Nous avons répertorié pas moins d’une douzaine de modalités différentes d’approvisionnement qui ont non seulement un impact organisationnel, mais également au moment de vendre la mission (sur les honoraires et la rentabilité de celle-ci). Ceci aura donc également un impact sur votre méthode de valorisation des honoraires et de négociation avec le prospect ou le client. Nous en reparlerons ultérieurement…
  2. Le deuxième mot-clé est la PLANIFICATION : l’absence d’outil support et de méthode envoie la plupart des cabinets dans le mur chaque année, à savoir vers une période fiscale longue et éprouvante, avec les conséquences sur la difficulté de recrutement et de conservation des collaborateurs. Les outils de planification intégrée et dynamique ne sont pas légion pour le moins (voir sur Turbobusiness) et leur absence ne permet pas d’optimiser votre chaîne de production. Par ailleurs, d’anciennes conceptions basées exclusivement sur les coûts (bonis/malis) et les capacités (taux de temps non facturables) limitent considérablement les gains de performance du cabinet, et particulièrement de productivité. La fluidité et la vitesse deviennent déterminantes : terminer sa période fiscale un mois plus tôt tout en réalisant +10% de gains de productivité est à la portée de tout cabinet… à condition d’en avoir l’envie, c’est-à-dire de mettre un outil et une méthode en place (voir plus bas le lien vers la Méthode des 5P). Rétro-planification et gestion de dates jalons font des miracles pour réussir…à condition de disposer d’un planning de charges dynamique qui peut s’afficher par collaborateurs ou par niveaux de ressources humaines selon l’analyse souhaitée.
  3. Le troisième mot-clé est le PILOTAGE : fixer des objectifs ambitieux, c’est bien, mais les tenir c’est mieux ! Le pilotage est donc indispensable pour réussir dans l’entreprise avec une gestion de dates jalons et de taux d’avancement sur les missions. Et bien sûr un tableau de bord des obligations efficace pour alerter chacun à son niveau en cas de dérive. Donner un niveau d’information supérieur à tous vos personnels, c’est leur procurer un confort inestimable et donc leur enlever beaucoup de stress… A commencer par vous !

ConfortLes gains de confort, de productivité et de performance sont alors en vue, après quelques mois d’efforts qui en valent la chandelle.

Nous rappelons que tout part des processus puis de la planification, du pilotage afin d’obtenir la productivité et la performance : la Méthode des 5P en un mot ! Et le premier processus à gérer, c’est l’organisation client… Au fait, que faites-vous de votre numéro formateur ???

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Le Témoignage d’Yves CRUZ expert-comptable à Lyon.

 

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