Résoudre le problème de l’approvisionnement des factures d’achat

ApprovisionnementRésoudre le problème de l’approvisionnement des factures d’achat

Ce problème est actuellement le problème n°1 qui s’illustre au tout début de la chaîne de production de la mission de tenue comptable.

Bien sûr, les cabinets les plus avisés indiqueront, qu’il y a aussi l’organisation du client encore en amont qui est le vrai début de la chaîne de production : mais ceci fera l’objet d’autres articles.

De quoi parle-t-on ?

Trois sources spécifiques doivent être captées par le cabinet :

  1. les factures de vente
  2. les factures d’achat (et notes de frais)
  3. la (les) banque(s)
  4. et parfois un quatrième : la caisse.

Des solutions informatiques ont été rapidement trouvées pour les points 1, 3 et 4 : captation de fichiers informatiques sur les installations du client et directement auprès des banques (ou via différents fournisseurs intermédiaires).

Il n’y a alors plus trop de problèmes concernant ces trois sources.

Restent les factures d’achat qui restent la difficulté première de l’approvisionnement nécessaire à la tenue comptable par le cabinet.

Les enjeux d’un approvisionnement performant

Le temps d’approvisionnement dans le temps total de production d’un collaborateur est souvent méconnu car il n’est que très rarement codifié et donc identifié dans la saisie des temps du cabinet : ce qui veut dire qu’il est souvent noyé sous un code générique type « tenue ».

Ce qui veut dire que l’ampleur du problème est masquée alors que ce temps global d’approvisionnement consomme près de 30% du temps total d’un collaborateur comptable !

TempsApprosCe temps intègre :

  • la réclamation des pièces et données au client (par e-mail et/ou par téléphone)
  • le contrôle des pièces à l’arrivée
  • une éventuelle relance en cas de manquants (par e-mail et/ou par téléphone)
  • le classement logique de ces informations avant de démarrer la tenue
  • la scanérisation des documents papier (avec ou sans OCR).

On notera que ce phénomène est globalement le même pour la paye ou à d’autres postes de production du cabinet (tous les métiers sont concernés).

Que peut-on gagner sur ces 30% ?

Car la question est bien là : comment restreindre ce temps à seulement 10 ou 20% du temps de production ? Et cela notamment en ce qui concerne les factures d’achat ?

En attendant l’avènement de la facture électronique (qui mettra encore des années à se généraliser), schématiquement, plusieurs possibilités vous sont offertes :

  1. Mieux organiser les clients pour que leur système de classement papier soit conforme aux attentes de vos collaborateurs (des kits de classement ou d’organisation papier existent depuis longtemps) et organiser un véritable processus de classement initial, de qualification et de transmission de ces documents ;
  2. Leur demander de scanner systématiquement leurs factures d’achat papier (et notes de frais dont certaines sur papier thermique sont fragiles) pour les mettre à disposition du collaborateur. Certains cabinets ont mis à disposition de leurs clients des petites scanners dédiés à cela, gratuitement ou moyennant un coût locatif ;
  3. Déclencher des alertes automatiques (par e-mail ou sms) pour réclamer ses pièces au client sans que les collaborateurs ne doivent rédiger manuellement ces e-mails ou sans qu’ils ne téléphonent. TurboBusiness a été conçu particulièrement pour réaliser cela à j – x jours de la date de la tenue;
  4. Les aider à récupérer automatiquement les factures au format Acrobat (PDF) émises de plus en plus par leurs fournisseurs par trois voies : envoi par e-mail en pièce jointe, envoi par e-mai dans le corps du mai, envoi d’un e-mail avec un lien pour aller télécharger la facture le plus souvent sur un site privé (avec login et mot de passe).

Si les cabinets ont beaucoup plus travaillé les points 1 et 2, les points 3 et 4 restent un problème :

  • Les outils de production du marché n’intègrent généralement pas la gestion de processus organisationnels de production permettant un gestion fine des obligations et des alertes clients liées ;
  •  Les factures au format PDF représentent désormais plus de 20% des factures envoyées par les fournisseurs (notamment les grands facturiers) et ce chiffre ne va cesser de croître.

Nous développerons ces points dans nos prochains articles.

En savoir plus :

Les alertes TurboBusiness au service de la gestion du processus d’approvisionnement

Le marketing par l’accélération des approvisionnements

Assister à une présentation de TurboBusiness

 

 

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