7 idées simples pour produire plus vite… et plus rentable

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7 idées simples pour produire plus vite… et plus rentable

Soyons bien clairs ! Ces 7 idées simples pour produire plus vite… et plus rentable – qui peuvent vous faire réaliser des gains de productivité très importants – ne nécessitent aucun outil de production particulier…

Magique ? Non, juste logique et surtout très pragmatique !

Ces idées sont développées dans notre Méthode des 5P : processus – planification – pilotage – productivité – performance.

Elles sont issues de nos travaux de recherche avec des consultants en Théorie des Contraintes et Lean Management et validées par des dizaines de missions d’accompagnement sur le terrain.

Les voici :

Multitaches1/ Sensibilisez vos collaborateurs aux dérives d’une production de leurs dossiers en multi-tâches,

notamment pendant la période fiscale car cela fait exploser leurs temps passés, en commençant beaucoup de dossiers à la fois sans les terminer complètement. Vos encours explosent et la durée de votre période fiscale s’en ressent du fait de l’accentuation du goulot d’étranglement « expert-comptable » qui voit tout à coup sortir tardivement des dizaines de dossiers en très peu de temps. Quand vos collaborateurs commencent la révision d’un dossier, c’est pour un « sprint », ils doivent le terminer avant de passer à un autre. C’est là où ils doivent éduquer leurs clients…

 

alerte2/ Justement, mettez en place un système d’alertes vers vos clients

pour leur demander à bonne date de vous retourner leurs pièces et leurs informations nécessaires à votre production. idéalement, ces alertes doivent être mécanisées afin que les collaborateurs évitent d’envoyer des centaines de mails chaque année (et de coups de fils de relance) qui consomment 20 à 30% de leur temps productif.

 

3/ De la même façon, créez des alertes entre collaborateurs successifs de votre chaîne de production :

l’assistant de tenue en cochant sa tâche comme terminée prévient le réviseur qu’il peut démarrer à sa suite. Cela peut marcher aussi entre le réviseur comptable qui a télétransmis sa liasse et le juriste qui peut démarrer son AG.

 

4/ Chaque personnel productif doit connaître le temps budgété sur la tâche qu’il va réaliser AVANT de la démarrer :

mentalement, il n’en sera que plus efficace. Cela nécessite d’avoir des temps budgétés détaillés qui peuvent être facilement créés à base de « temps normés » sur vos tâches.

 

TauxAvancement.jpg5/ Calculez (automatiquement si possible) un véritable taux d’avancement sur toutes vos missions

(notamment comptables) qui va vous permettre de calculer chaque mois des boni/mali corrigés du retard d’avancement : ce « détecteur avancé de mali » vous permet alors de booster le collaborateur sur un dossier qui dérape. Terminé la surqualité, il faut finir en flèche !

 

6/ Rétroplanifiez longtemps à l’avance toutes les dates de vos rendez-vous clients de présentation des comptes

et pilotez des dates jalons pour organiser le travail de chacun en amont : client, réviseur, superviseur, expert-comptable. Chacun doit tenir ses dates limites sur ses dossiers !

 

Planning de charges7/ Pour réaliser des gains de productivité encore plus élevés :

  • raccourcissez vos budgets de temps en coupant les temps passés n-1 de 25%
  • avancez vos dates de rendez-vous clients d’un mois
  • validez avec un planning de charge la nouvelle répartition de ces budgets au planning des collaborateurs
  • votre planning de charge doit pouvoir afficher la charge de travail soit par collaborateur et par mois, soit par niveau de ressource et par mois.

Toutes les idées exprimées ci-dessus peuvent être implémentées dans le logiciel TurboBusiness (voir la plaquette à droite de cette page et la vidéo sur le blog dédié) : nous espérons que c’est aussi le cas dans votre outil actuel ?

Ces 7 idées simples pour produire plus vite… et plus rentable ne nécessitent aucun outil de production mais elles recourent à des techniques d’organisation puissantes.

Les gains de productivité sont certes favorisés par les outils technologiques mais cela ne suffit pas !

Il faut ajouter 2 ingrédients supplémentaires qui manquent dans beaucoup de cabinets
= l’organisation + le management des RH (dont vos clients !).

 

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