Affectation des Tâches aux Collaborateurs pour Raccourcir votre Période Fiscale

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Planification de la production d’un cabinet comptable

Des gains colossaux sont à réaliser dans les cabinets d’expertise comptable avec de nouvelles méthodes de travail, pour se procurer un avantage concurrentiel décisif dans la période actuelle.

Par exemple, pourquoi ne pas livrer vos bilans deux mois plus tôt que vos confrères ? Un argument commercial indubitable, non ?

Ou produire un suivi budgétaire et de trésorerie à tous vos clients ?

Pourquoi donc ne pas vous poser quelques mois pour optimiser votre cabinet ?

Selon nos constats :

  • 90% des cabinets n’ont pas optimisé leur facturation,
  • 95% parmi eux n’ont pas maximisé leurs performances productives.

Nous entendons par là :

  • Mieux codifier toutes les prestations exceptionnelles du cabinet pour les facturer ;
  • Utiliser les temps passés pour automatiser la facturation de l’exceptionnel ;
  • Améliorer le système d’information de gestion du cabinet ;
  • Modéliser les processus de production (pour commencer) et écrire les procédures ;
  • Gérer de façon centralisée et fluide son cabinet : obligations, budgets, planification, temps, agendas…
  • Envisager son cabinet comme un système fait d’interactions et non plus comme une addition de collaborateurs et de portefeuilles clients ;
  • Mettre en œuvre une démarche d’amélioration continue.

Car ces actions ne sont pas réservées aux « gros cabinets » comme nous l’entendons parfois : elles deviennent vitales pour tous.

Un triple audit initial de votre architecture, de votre organisation productive et de votre gestion interne, plus un benchmark de vos performances vous sont proposés si vous venez partager les travaux des membres du Club RCA : pour en savoir plus, cliquez ici.

Les fondamentaux de la gestion prévisionnelle de votre production

  • Dates d’obligations : obligations clients et obligations légales notamment. Elles peuvent être calculées d’après des processus standard qui modélisent les missions récurrentes du cabinet et fixent des échéances à respecter ;
  • Agendas collaborateurs : notamment dans les périodes chargées afin de planifier finement et coordonner les actions de chacun. Consolidés, ils offrent une vision panoramique de l’occupation des équipes dans un planning visuel collectif ;
  • Budgets de temps : permettant de valoriser une mission, mais surtout d’organiser et surveiller sa consommation de temps réel pour réagir au plus vite. Certaines organisations se basent sur des temps normés élaborés sur des tâches standard bien identifiées qui accélèrent la construction des budgets prévisionnels ;
  • Planning de charge : il analyse les capacités mensuelles rapportées au budget de temps par dossier, ce qui permet de connaître la charge de chacun pour éventuellement mieux répartir les dossiers ou procéder à des embauches.

La gestion des temps, des obligations et de l’agenda des collaborateurs reste grandement à améliorer dans la plupart des cabinets d’expertise comptable.

Car il est fréquent que cette administration de la production soit réalisée dans pas moins de trois logiciels différents :

  • la saisie des temps (dans la gestion interne du cabinet)
  • le suivi des obligations (souvent dans des feuille Excel)
  • la gestion des agendas (régulièrement dans Outlook).

Trois logiciels qui ne communiquent pas alors qu’on parle de la même information !

L’enjeu est pourtant élevé pour les cabinets d’expertise comptable et plus encore en période fiscale afin de l’optimiser sur trois axes :

  • la gérer avec maîtrise et le moins de stress possible
  • la terminer le plus tôt possible : le 31 mars est un bel objectif qui plus est atteignable
  • satisfaire les clients en leur délivrant leurs comptes annuels plus tôt ce qui permet aussi de les aider à mettre en place une prévision et un suivi.

Une fois compris les enjeux, il devient crucial pour un cabinet comptable de d’affecter efficacement toutes les obligations sur ses missions récurrentes grâce à une planification du temps de ses collaborateurs sur les différentes tâches à réaliser.

Mais ce travail nécessite souvent beaucoup trop de temps pour construire cette planification, avec un résultat médiocre en termes de management !

Car il est souvent laissé à l’appréciation de chaque collaborateur qui gère alors sa feuille Excel individuelle souvent non harmonisée avec les autres collaborateurs.

Alors, les données ne sont alors pas centralisées et les cadres et dirigeants du cabinet n’ont pas de vision consolidée ce qui est préjudiciable à leur supervision de cette planification des tâches et obligations.

Pourquoi passer votre temps à faire de la gestion et de l’administratif quand un outil informatique aidé de notre Méthode des 5P dédiée aux cabinets d’expertise comptable (processus, planification, pilotage, productivité, performance) peuvent s’en occuper pour vous ?

Gérer ses obligations, son agenda, ses temps au même endroit ?

La gestion opérationnelle de votre production 

  • Des tâches sont présentées dans le tableau de bord du collaborateur à des dates identifiées : il peut alors les déclarer terminées et saisir ses temps dans la foulée ;
  • Dans la mesure où une tâche est décalée dans le temps, les tâches qui lui sont liées en aval sont automatiquement décalées ainsi que les temps, permettant un recalcul instantané du planning de charge ;
  • Chaque collaborateur peut constater si sa consommation de temps est conforme aux temps budgétés et si son taux est en adéquation avec le prix de vente de marché de la prestation, évitant ainsi à la fois des surtemps et des « glissements de fonction » qui coûtent cher au cabinet. Dans le cas contraire, il est instantanément informé des dérives afin de les corriger ;

Le premier niveau est la gestion des tâches courantes des collaborateurs

Un logiciel de planification comporte plusieurs dimensions qui sont à envisager dans cet ordre :

  • réflexion et création des processus standard définissant les tâches pour chaque mission ;
  • personnalisation des tâches pour chaque mission client en fonction de ses particularismes propres ;
  • création des budgets de temps base du planning de charge ;
  • gestion d’un plan de charge prévisionnel (ou planning de charge) qui permet de connaître la charge de travail par collaborateur et par mois (ou par service et par mois) ;
  • en période fiscale, répartition des obligations sur l’agenda de chacun pour gérer finement chaque jour et semaine ;
  • tous les jours, gestion des temps avec si possible, gestion des tâches et de l’agenda dans la foulée.

Si la gestion des dates d’obligations est le premier besoin fondamental, on voit bien que la réduction de la période fiscale, l’abaissement du stress et une meilleure gestion des ressources humaines sont à la clé !

TurboBusiness est le seul logiciel de planification du marché expert comptable à chaîner toutes ses informations au bénéfice des collaborateurs.

Ceci permet alors de fournir à chacun dans le cabinet comptable, les informations détaillées ou la vue d’ensemble du travail à réaliser, pour chaque jour et chaque semaine : listes, tableaux visuels, alertes…

Il y a beaucoup d’autres bénéfices

  • l’affectation des dossiers et des tâches à réaliser est optimisée car confié aux collaborateurs disponibles les plus compétents ;
  • la planification est claire à chaque niveau (collaborateurs, chefs de mission, experts-comptables) et s’adapte à une optimisation de votre période fiscale en permettant également d’absorber facilement vos urgences ;
  • la communication entre les RH est facilitée et l’affectation de chacun est équitable et transparente ;
  • des gains de productivité supérieurs à 10% par an deviennent possibles ce qui permet de compenser largement la baisse des honoraires moyens sur les dossiers d’expertise comptable !
Ne surchargez plus vos meilleurs collaborateurs !

Car vous le savez, les meilleurs collaborateurs sont très souvent ceux qu’on charge le plus. Résultat ? Un jour ou l’autre, du turn-over sur vos meilleurs éléments !

Dans la période de pénurie de collaborateurs, c’est un « plus » énorme !
il est devenu très difficile de trouver de nouveaux collaborateurs : alors le premier enjeu, c’est de conserver les siens

Car une vision et une répartition claires sur les tâches à accomplir est la clé de la performance du cabinet.

En revanche, il est grand temps d’abandonner les fichiers Excel, les post-it et tous les outils spécifiques développés par le cabinet sont souvent utilisés dans cette phase d’affectation.

Bien que très (trop) fréquentes, ces solutions empiriques ne sont pas optimales tant elles ne permettent que des solutions désordonnées, non collaboratives et peu fiables, faute de partage et d’une mise à jour régulière et rigoureuse.

TurboBusiness le seul outil compatible à vos outils et intégré à une suite de gestion

Utilisable sur vos serveurs ou hébergé en cloud, TurboBusiness est le seul outil de planification de la production d’une cabinet doublement connecté à votre base de données clients (Cegid, Quadratus, Sage Agiris, ACD et bientôt Ibiza) :

  • dans le sens descendant pour synchroniser vos données clients chaque jour
  • dans le sens remontant pour intégrer les temps passés de TurboBusiness avant de facturer dans votre gestion interne actuelle.

De plus, TurboBusiness vous procure des :

  • missions types et des tâches pré-paramétrées mais totalement personnalisables ;
  • temps standard sur les tâches afin de créer plus rapidement vos budgets de temps ;
  • moulinettes pour fabriquer automatiquement toutes vos obligations clients mais également tous les budgets de temps de vos clients.

Une puissance énorme au bout des doigts et beaucoup de temps de gestion économisés !

Sans aucune resaisie et avec une synchronisation parfaite, vous êtes alors en mesure de surveiller ces informations :

  • planning des tâches et les retards d’avancement sur les missions
  • plan de charge de collaborateur du cabinet
  • rentabilité de toutes missions avec un calcul chaque mois de vos boni/mali corrigés des taux d’avancement réels ce qui vous permet d’anticiper des pertes sur parfois plus de 30% de vos dossiers !

Il faut savoir que notre Méthode des 5P permet d’anticiper et d’éviter les goulots d’étranglement de votre cabinet qui sont différents :

  • selon la période
  • en fonction de vos métiers et missions?
Depuis la lettre de mission jusqu’à la gestion des comptes clients

Par ailleurs, TurboBusiness fait partie d’une suite complète :

  • TurboDeal pour la négociation et les lettres de mission
  • TurboMoney pour la facturation
  • TurboPilot pour la trésorerie, le suivi des comptes clients et le pilotage de gestion.

Cette suite peut remplacer vos outils actuels s’ils sont trop partiels ou pas satisfaisants au regard de vos ambitions nouvelles de gestion et de performance.

Cropped shot of two businesspeople shaking hands during a meeting in the boardroom

Améliorer la rentabilité dès le premier rendez-vous prospect

Les objectifs de TurboBusiness sont de délivrer une meilleure planification de votre production comptable, mais aussi de la paye, du juridique, de l’audit et de toutes les missions y compris ponctuelles demandées par vos clients…

Ainsi en période fiscale, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour éviter à vos collaborateurs la pression tant redoutée liée à une planification peu cohérente ou réaliste !

Pour autant, votre poursuite d’un management plus affiné à des fins de stabilité des RH du cabinet et de meilleure productivité, et donc de rentabilité supérieure, part de plus loin.

En effet, dès la signature de la lettre de mission, vous avez pu créer un malus commercial si votre mission est mal vendue.

Ceci nécessite une codification pertinente de vos tâches et temps, mais également une prévision et un suivi de ces temps dont TurboBusiness a le secret.

L’effet « kiss cool » de l’affectation des tâches

Il faut le savoir : un paramétrage optimisé des codes tâches et des temps permet également d’identifier automatiquement toutes les tâches produites « hors mission client » et donc de les facturer en plus automatiquement.

L’effet « kiss cool » d’un bon paramétrage est donc crucial pour gagner 5 à 10% de facturation chaque année, ce qui, par les temps qui courent, peut faire une grande différence pour la santé de votre cabinet.

Ceci dépasse donc largement la planification de vos missions et contribue non seulement à une meilleure disponibilité pour vos vos clients mais également à tranquillité de vos ressources humaines et une sérénité pour votre cabinet et pour vous dirigeant.

Car dans une période de relative stagnation dans laquelle les prospects n’arrivent plus comme avant, il est logique de chercher à « faire plus avec moins ».

En effet, notre méthode de Facturation Optimisée (+5 à 10% à périmètre égal) en est l’illustration : voir le blog : www.facturez-plus.com

Vous pouvez télécharger notre ouvrage « Facturez Plus ! » en cliquant ici.

TurboBusiness, le ticket gagnant pour le futur de votre cabinet

Taux d’avancement, analyse des retards, ratios de productivité et de rentabilité, taux d’utilisation des ressources…

Divers indicateurs sont calculés au fil de l’avancement des travaux :

  • Contrôle des temps par collaborateur et par période
  • Bonis/malis actuels et estimés en fin de mission (sauf correction)
  • Ecarts sur temps budgétés, et dérapage estimé en fin de mission
  • Statistiques par dossiers, par collaborateurs, par équipes
  • Statistiques globales.

TurboBusiness vous offre la plus grande puissance de pilotage et d’analyse offerte dans les différents tableaux de bord, listes et rapports pour vous aider à hausser votre cabinet parmi les plus performants de la Profession.

Toute l’information est là.