Productivité des cabinets : le tueur n°10

TueurProductivite2Productivité des cabinets : le tueur n°10

Hyper-focalisation sur les outils de dématérialisation, télescopage des générations de logiciels comptables, absence d’organisation clients, de collaboration fluide, de processus standardisés et de méthode d’organisation, lois du temps appliquées au cabinet, méconnaissance des goulots d’étranglement, l’absence de planification de la période fiscale, le multi-tâches et l’absence de plages de concentration sont nos neuf premiers « tueurs » de temps.

Le lien vers le « Tueur de productivité n°1 »

Le lien vers le « Tueur de productivité n°2 »

Le lien vers le « Tueur de productivité n°3 »

Le lien vers le « Tueur de productivité n°4 »

Le lien vers le « Tueur de productivité n°5 »

Le lien vers le « Tueur de productivité n°6 »

Le lien vers le « Tueur de productivité n°7 »

Le lien vers le « Tueur de productivité n°8 »

Le lien vers le « Tueur de productivité n°9 »

Téléchargez notre Livre Blanc complet sur cette page.

Participez au séminaire « Méthode des 5P » du 8 septembre 2016 à Paris : programme et bon de commande.

Le tueur n°10 : La saisie des temps « à l’ancienne »

Ne boudons pas notre plaisir : s’il y a déjà une sérieuse et fréquente saisie des temps dans votre cabinet, c’est déjà très bien.

Car le cabinet finira par connaître la rentabilité de ses missions.

Mais peut-être trop tard ?

Qu’appelons-nous une saisie des temps « à l’ancienne » alors ?

Nous entendons ici une saisie des temps :

  • alimentée totalement manuellement (des lignes vierges à renseigner de A à Z)
  • sans relation avec la tâche prévue dans la mission à produire
  • sans gestion simultanée de l’obligation
  • sans temps budgétés
  • sans détection instantanée des malis
  • sans possibilité d’alerte spécifique
  • sans liaison éventuelle avec l’agenda.

Autant dire, ce que l’on voit dans tous les logiciels du marché !

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Comment combattre ce « tueur »?

Téléchargez la documentation complète de TurboBusiness en cliquant sur ce lien.

 

 Reprenons ensemble ces différents points.

  1. alimentée totalement manuellement (une ligne vierge à renseigner) :

La saisie des temps conventionnelle n’étant pas reliée à des tâches prévues (et définies par une date et un temps prévu), chacun doit tout saisir : le code dossier, le code mission, le millésime, le code tâche, le temps, un libellé etc…

C’est à la fois long et susceptible d’erreur (couramment) sur le millésime ce qui risque de fausser vos analyses de rentabilité.

TurboBusiness fournit aux collaborateurs leurs listes de tâches : un simple glisser-déplacer alimente instantanément une ligne complète de temps.

SaisieTemps

  1. 2. sans relation avec la tâche prévue dans la mission à produire :

Par ailleurs, l’absence de lien avec une tâche budgétée en temps empêche le calcul automatique du taux d’avancement de la mission qui est un élément fondamental (cf le tueur n°11 à suivre) !

  1. sans gestion simultanée de l’obligation :

La plupart des collaborateurs de la plupart des cabinets gèrent le suivi de leurs obligations dans des tableaux Excel (souvent différents !) ce qui empêche un suivi central des cadres.

Et ils tiennent souvent leur agenda dans Outlook…

La planification des personnels réclame alors trois logiciels différents !

La gestion interne (temps), Excel (obligations) et Outlook (agendas)…

Rien n’est relié ! Bonjour l’efficacité…

TurboBusiness permet d’accomplir tout cela au même endroit et au même moment.

  1. sans temps budgétés :

On reproche souvent aux collaborateurs de faire de la sur-qualité : ce n’est pas faux.

En même temps, on ne leur fournit pas la règle du jeu à savoir le temps budgété sur leurs tâches ! Comment leur reprocher ensuite de dépasser un temps budgété inconnu ?

Bien sûr, si vous n’avez pas de budgets de temps détaillés sur vos dossiers, il y a un problème.

TurboBusiness vous permet de les créer facilement et rapidement sur tous vos dossiers : cerise sur le gâteau, vous obtiendrez également un planning de charge.

  1. sans détection instantanée des malis :

C’est la conséquence de notre point 4 : comment identifier les surtemps à chaque saisie des temps si on n’a pas les budgets ?

TurboBusiness va plus loin : il identifie également les glissements de fonction.

Compteurs

 

Vous obtenez alors les deux causes majeures de vos malis (exemple ci-dessus).

(PVP : prix de vente prestation  – PVC : prix de vente collaborateur = glissement de fonction).

  1. sans possibilité d’alerte spécifique :

Outre le libellé de la tâche et un commentaire personnalisable, vous pouvez en saisie d’une ligne de temps stocker une remarque qui peut déboucher sur une liste consultable par les cadres : si les collaborateurs constatent des anomalies (volumes plus élevés que prévu, complexités inattendues…), ils pourront facilement vous alerte.

Remarque1

 

  1. sans liaison éventuelle avec l’agenda :

Les agendas sont toujours déconnectés des tâches, des temps et des obligations ce qui induit une rupture informatique dans votre chaîne d’information.

Outre le temps perdu pour les collaborateurs, ceci est préjudiciable pour la qualité de votre suivi des équipes et pour la qualité de vos statistiques de gestion.

TurboBusiness relie toute l’information : tâches, obligations, temps et agenda (option)

pour tous vos dossiers et leurs missions.

Agenda

Ceci a un intérêt également collectif, car les agendas de chacun peuvent être consultés dans un planning collectif pour piloter des réunions de planification. Précieux…

Reportez-vous également à notre Méthode des 5P qui sera déroulée dans un séminaire organisé à Paris le 8 septembre 2016 et illustrée avec TurboBusiness. Inscrivez-vous ici.

Les épisodes à suivre…

Le tueur n°11 : La méconnaissance des taux d’avancement

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