Productivité des cabinets : le tueur n°12 et un témoignage d’expert comptable

bedettiProductivité des cabinets : le tueur n°12 et un témoignage d’expert comptable

Hyper-focalisation sur les outils de dématérialisation, télescopage des générations de logiciels comptables, absence d’organisation clients, de collaboration fluide, de processus standardisés et de méthode d’organisation, lois du temps appliquées au cabinet, méconnaissance des goulots d’étranglement, l’absence de planification de la période fiscale, le multi-tâches et l’absence de plages de concentration, la saisie des temps à l’ancienne et la méconnaissance des taux d’avancement sont nos onze premiers « tueurs » de temps.

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Le témoignage d’Eric BEDETTI sur ce lien.

Le tueur n°12 : L’absence d’indicateurs de performance rénovés

Nous avons déjà beaucoup écrit sur ce sujet pour dénoncer des indicateurs :
– ils mesurent sur le passé…
– ils analysent des conséquences (et non causes)…
– ils sont trop comptables…
– …et donc peu analytiques !

Bonis malis… Taux de temps non facturables… CA par collaborateur… Résultat du cabinet…
Ils sont loin d’être inutiles mais ils commencent à ne plus suffire pour atteindre une performance supérieure.

Il y a plusieurs raisons à cela :
Prenons les deux premiers, emblématiques de la gestion actuelle des cabinets.

1/ Les bonis malis :
L’idée est de surveiller la rentabilité de chaque dossier : si tous les dossiers sont maîtrisés (pas de malis), alors le cabinet aurait une performance optimale.
Ceci est contredit totalement par la Théorie des Contraintes qui indique (et prouve) qu’on peut réaliser une performance globale supérieure sans pour autant optimiser la rentabilité de chaque dossier.
C’est donc une erreur de raisonner trop individuellement.

2/ Le taux de temps non facturable :
En théorie, cet indicateur doit être minimisé à tout prix et donc les collaborateurs doivent être chargés au maximum par anticipation.
Là encore, la Théorie des Contraintes privilégie la performance globale à celle de chaque individu pris isolément.
Elle propose une gestion optimisée du (des) goulot(s) d’étranglement qui s’appuie sur le fait que les RH « non goulot » se mettent au service du goulot principal à tout moment, quitte à rester inoccupées (ou moins occupées) à certains moments.
Ceci a été découvert dans l’industrie où le chargement maximal de chaque machine pouvait produire des sur-stocks de produits semi-finis à certains endroits de la chaîne de production.
Sur-stocks coûteux et donc à bannir, au prix d’un ralentissement ou de l’arrêt pur et simple de certaines machines et des postes de travail les servant.
Dans le monde des services, les sur-stocks ne se voient pas…
Ces raisonnements sont contre-intuitifs  mais prouvés par les spécialistes de l’organisation. Ils sont pourtant aujourd’hui très méconnus dans les cabinets.

La promotion de plusieurs indicateurs novateurs

Hors indicateurs conventionnels, les logiciels du marché sont relativement pauvres et souvent peu synthétiques ce qui empêche une vision pertinente et rapide des dirigeants.
Outre le calcul des bonis malis corrigés des taux d’avancement, nous avons introduit dans TurboBusiness des indicateurs et des tableaux de bord novateurs qui répondent aux grands principes de la Théorie des Contraintes et du Lean Management :

indicateurqualite

1/ Indicateur de qualité : le nombre de dépassements par mois (obligations non terminée). Il permet d’analyser les dysfonctionnements du cabinet (retards) sur différents critères : – Tâche – Collaborateur – Equipe – Site – Métier… Finis les périodes fiscales qui se terminent par « Cà a été pire, mais on ne sait pas pourquoi… »

planningchargeparcollab

2/ Indicateur de débit : le planning de charge automatique et dynamique C’est un outil pivot de notre Méthode des 5P ! Il permet d’avancer la fin de la période fiscale d’un mois grâce à une forte anticipation des rendez-vous clients et un pilotage de la planification sans faille (voir copies d’écrans de la page 14).

indicateurvitesse

3/ Indicateur de vitesse : le délai moyen de terminaison d’une prestation Il calcule un nombre de jours entre deux tâches (ou alertes clients) : par exemple le délai moyen de production des bilans. Lorsque vous additionnez ce délai pour tous vos dossiers, vous obtenez un délai moyen général (votre vitesse de production) : si vous le réduisez, vous finissez plus tôt et enregistrez des gains de productivité substantiels.

tb_collabs4/ Deux tableaux de bord :
– Pour les collaborateurs : tableau de bord des obligations avec notion d’urgence et d’importance (matrice d’Eisenhower) ;

tb_cadres
– Pour les cadres : tableau de performance collaborateurs qui calcule 9 indicateurs instantanés et automatiques par collaborateur et par mois.

D’autres sont en préparation pour proposer une performance top niveau à votre cabinet, performance qui sera accompagnée au sein du Turbo’Club !

action

Comment combattre ce « tueur »?

Posez des bases saines : une excellente saisie des temps couplée à des budgets de temps, à une gestion des obligations et à l’agenda. Vous possédez alors tous les éléments pour un système d’information de gestion au top ! Ne chargez pas à 100% vos collaborateurs pour conserver de la souplesse. Visez la réduction des délais, vous obtiendrez mécaniquement (et sans en parler car l’expression fait peur) des gains de productivité substantiels : les 15 jours « cadeau » en rallonge de la période fiscale sont à fuir comme la peste…

Depuis les Universités d’Eté, RC&A Consulting lance une offre « freemium » : pour demander vos logiciels gratuits sans tarder et en savoir plus, c’est sur ce lien.

Le témoignage d’Eric BEDETTI sur ce lien.

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