Productivité des cabinets : le tueur n°3

TueurProductivite2Productivité des cabinets : le tueur n°3

Le dernier classement du magazine “La Profession Comptable” montre que les 100 plus grands cabinets réalisent +5,5% de croissance, mais qu’ils perdent en productivité par employé !

 Si les plus grands sont en perte de vitesse, que font donc tous les autres ?…

Le lien vers le “Tueur de productivité n°1”

Le lien vers le “Tueur de productivité n°2”

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Le tueur n°3 : L’absence d’organisation des clients et de collaboration fluide

Deux étapes de votre processus de production sont cruciales :

  • L’organisation interne du client
  • L’approvisionnement du cabinet avec les documents et données du client.

Ne pas travailler à fond ces deux étapes,
c’est hypothéquer lourdement ses gains de productivité futurs !

Sur le premier point, nous avons vu ces dernières années le retour de kits de classement ou de kits d’organisation (encore plus complets) qui aident le client à structurer sa gestion et son administration chez lui.

C’est un excellent moyen pour le cabinet de poser les bases d’une collaboration efficace tout en procurant une satisfaction au client.

Certains cabinets introduisent ce service dans leur livret d’accueil afin de promouvoir l’excellence de leurs prestations auprès des prospects et la qualité de leur organisation auprès des clients.

Avec l’argument imparable à la clé : soyez mieux organisé avec et grâce à votre client et vos honoraires n’en seront que plus compétitifs.

C’est toute la logique de notre outil TurboDeal de valorisation et de négociation des honoraires de la mission “en live” en relation avec les modalités collaboratives de production.

Au-delà de la méthode, les outils de facturation et de gestion des notes de frais peuvent aider et fidéliser vos clients.

Sur le second point, il faut considérer deux plans :

  • Sur le plan de l’organisation: des processus de production bien calés avec le client, des alertes pour lui réclamer les informations ou lui en restituer.

Cet aspect est bien géré dans le logiciel TurboBusiness à partir d’une puissante gestion des obligations et du déclenchement totalement automatisé d’e-mails (bientôt de sms) d’alertes clients à date.

Ces e-mails sont stockés à des fins de traçabilité ce qui est rassurant pour les collaborateurs en cas de litige client.

AlerteClient

Par exemple ici une alerte automatique envoyant au client la check-list préparatoire au bilan.

action

Comment combattre ce “tueur”?

Il est particulièrement important d’aider vos collaborateurs à capter les documents et données des clients car ils dépensent près de 30% de leur temps productif sur cette phase : à notre sens, ce temps peut (et doit) être coupé en deux.

C’est donc a minima 10% de productivité qui peuvent être engrangés dès le début de votre processus productif !

  • Sur le plan de l’approvisionnement, la difficulté vient notamment de deux origines :
    • Du client lui-même: sa ponctualité, son organisation, les outils collaboratifs acceptés par lui (outils de transmission des pièces et informations, éventuelle plateforme de partage, scanérisation ou non des pièces, transmission numérique ou non des données, etc…) et des mandats qu’ils vous a donnés ;
    • De ses fournisseurs: factures papier, PDF ou électroniques (rare), écritures bancaires, écritures de caisse…qui peuvent compliquer la captation des pièces et données.

Ces étapes doivent faire l’objet d’une importante sensibilisation auprès des collaborateurs qui voient rapidement l’intérêt de cette optimisation initiale et en recueillent les fruits dès les premières semaines de mise en place.

IMPORTANT : analysez bien les outils et méthodes les plus appropriés par segments clients typés, afin d’éviter bien des échecs ou semi-réussites…

La crédibilité et la pérennité de vos dispositifs sont à ce prix.

Nous en parlons plus particulièrement avec le tueur n°4 !

Les épisodes à suivre…

Le tueur n°4 : De nouveaux processus d’approvisionnements non standardisés

Voir aussi notre étude complète sur les générations de logiciels comptables sur ce lien. Votre avis est important !