Productivité des cabinets : le tueur n°4

TueurProductivite2Productivité des cabinets : le tueur n°4

Hyper-focalisation sur les outils de dématérialisation, télescopage des générations de logiciels comptables, absence d’organisation clients et de collaboration fluide sont nos trois premiers « tueurs » de temps.

Le lien vers le « Tueur de productivité n°1 »

Le lien vers le « Tueur de productivité n°2 »

Le lien vers le « Tueur de productivité n°3 »

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Le tueur n°4 : De nouveaux processus d’approvisionnements non standardisés

Disons-le tout net : personne n’aime particulièrement et spontanément l’organisation… ou presque ! Nous préférons tous la joie de capter un nouveau client ou de créer une nouvelle mission…

La conséquence, c’est que la plupart des cabinets n’ont pas défini de standards de production.

L’aspect profondément libéral et adonc artisanal des cabinets devient contre-productif dans un contexte concurrentiel de plus en plus tendu.

Pourtant, la réflexion et la conception des processus de production du cabinet (prioritairement la mission comptable) sont un point incontournable de votre organisation optimisée, a fortiori quand la dématérialisation multiplie les filières d’approvisionnement !

PlanificationPhasesNous appelons cela « le cabinet systémique ».

Cette expression sous-entend qu’un cabinet qui a mis en place des systèmes, va obtenir :

  • Une efficacité maximale en termes de productivité, donc de rentabilité et de marge
  • Une qualité constante (non seulement technique mais aussi en termes de délais)
  • Un confort et une sécurité pour les cadres et collaborateurs
  • Une libération de temps pour des prestations à plus forte valeur ajoutée.

Il est donc nécessaire de décortiquer toutes les tâches à planifier et piloter  (avec des dates et des temps normés) nécessaires à la description de votre processus, sans tomber dans l’usine à gaz.

Exemple : les approvisionnements de la tenue comptable peuvent revêtir de nombreuses modalités (voir un extrait de processus standard téléchargeable ici) :

  • Le client vous apporte au cabinet ses pièces papier (photocopies ou originaux)
  • Il poste ces pièces par le courrier
  • Il scanne puis envoie ces pièces par e-mail en pièces jointes
  • Il scanne puis dépose ces pièces sur la plateforme du cabinet
  • Il capte ses données bancaires puis les qualifie dans un outil…

actionComment combattre ce « tueur »?

A partir d’un processus identifiant toutes ces filières d’approvisionnement, les données propres à chaque client doivent vous permettre de définir automatiquement le processus spécifique et détaillé de chaque mission client, alertes client comprises !

Si votre logiciel ne le fait pas, téléchargez la documentation de TurboBusiness du côté de ce blog.

Les épisodes à suivre…

Le tueur n°5 : L’absence de culture et de méthode avancée d’organisation

Voir aussi notre étude complète sur les générations de logiciels comptables sur ce lien. Votre avis est important !

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