Productivité des cabinets : le tueur n°7

TueurProductivite2Productivité des cabinets : le tueur n°7

Hyper-focalisation sur les outils de dématérialisation, télescopage des générations de logiciels comptables, absence d’organisation clients, de collaboration fluide, de processus standardisés et de méthode d’organisation, lois du temps appliquées au cabinet sont nos six premiers « tueurs » de temps.

Le lien vers le « Tueur de productivité n°1 »

Le lien vers le « Tueur de productivité n°2 »

Le lien vers le « Tueur de productivité n°3 »

Le lien vers le « Tueur de productivité n°4 »

Le lien vers le « Tueur de productivité n°5 »

Le lien vers le « Tueur de productivité n°6 »

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Le tueur n°7 : La méconnaissance des goulots d’étranglement

Cette notion de « goulot » est une des grandes avancées de la Théorie des Contraintes.

Un goulot est :

  • une ressource humaine
  • mais aussi une règle de gestion ou de management qui pénalise l’organisation.

Mais c’est généralement son acceptation première qui le caractérise.

Cette méconnaissance impacte très directement la performance globale de l’entreprise.

En effet, l’absence théorique de goulot entrainerait idéalement une performance illimitée ce qui n’est jamais le cas dans la réalité.

L’apport de la Théorie des Contraintes consiste à dire qu’on peut maximiser la performance globale d’une entreprise en identifiant son goulot principal à un instant t.

Une fois cette identification réalisée, les autres ressources de l’entreprise doivent donc se mettre au service de la ressource goulot.

Ce qui suppose une autre contrainte : les RH « non goulot » ne doivent jamais être chargées à 100% de leur temps productif (plutôt 70% maximum).

Ce qui explique deux autres goulots de type « règle de gestion et management » très contre-intuitifs :

  • la meilleure rentabilité de tous les dossiers pris individuellement ne garantit pas la meilleure rentabilité globale.
  • le chargement optimal de chaque collaborateur envisagé individuellement ne garantit pas la vitesse de production globale la plus optimale sur l’ensemble du cabinet.

La remise en question de ces deux règles ancestrales relativisent ou minorent l’intérêt :

  • du calcul des bonis malis par dossier
  • du taux de temps non facturable par collaborateur

qui sont pourtant des piliers de la gestion des cabinets depuis des dizaines d’années !

 

Dans les cabinets, la difficulté est double si l’on en revient à l’optimisation des RH :

  • l’obtention d’un planning de charge automatique et dynamique est très difficile faute d’outil logiciel et de méthode ;
  • il y a plusieurs goulots différents selon les métiers et les périodes de l’année.

Faute d’outil et de méthode, cette identification est très difficile car elle réclame un planning de charge avec deux affichages différents et complémentaires :

PlanningChargeParCollab

  • la charge par collaborateur et par mois
  • la charge par niveau d’intervenant comptable ou métier (social,…) par mois.

PlanningChargeParRessources

Ces deux affichages sont gérés automatiquement et dynamiquement dans TurboBusiness.

action

Comment combattre ce « tueur »?

Le planning de charge n’est pas un simple état manuel et statique, consultable périodiquement…

Son existence est impérative pour raccourcir votre période fiscale !

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Les épisodes à suivre…

Le tueur n°8 : L’absence de planification de la période fiscale

Voir aussi notre étude complète sur les générations de logiciels comptables sur ce lien. Votre avis est important !

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