Productivité des cabinets : le tueur n°8

TueurProductivite2Productivité des cabinets : le tueur n°8

Hyper-focalisation sur les outils de dématérialisation, télescopage des générations de logiciels comptables, absence d’organisation clients, de collaboration fluide, de processus standardisés et de méthode d’organisation, lois du temps appliquées au cabinet, méconnaissance des goulots d’étranglement sont nos sept premiers « tueurs » de temps.

Le lien vers le « Tueur de productivité n°1 »

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Le tueur n°8 : L’absence de planification de la période fiscale

Bien sûr, chaque cabinet planifie « a minima » la production terminale de ses bilans.

Mais trop souvent, la date du rendez-vous n’est planifiée avec le client
que lorsque le projet de bilan est livré à l’expert-comptable par le réviseur.

Ce n’est pas ce que nous appelons planifier, car la méthode est trop court-termiste et donc soumise à de nombreux aléas !

Pourquoi ?

Tout simplement parce que personne ne s’engage  longtemps à l’avance sur une date et donc des délais à tenir (ni le client, ni le réviseur, ni l’expert)…

Toute l’alchimie d’une période fiscale raccourcie repose sur

une planification longtemps à l’avance de tous les rendez-vous de bilan.

Le planning de charge devient donc central dans notre Méthode des 5P qui préconise de travailler en plusieurs temps pour abattre le mythe de la période fiscale soi-disant incompressible…

Car les responsables (de l’échec) sont nombreux (forcément « les autres »…) :

  • les clients (au premier rang)
  • l’administration (bien placée)
  • les éditeurs (parfois)
  • les collaborateurs (ponctuellement)
  • la faute à pas de chance ?…

Est-ce bien lucide ? Ne serait-ce pas plutôt l’expert-comptable :

  • dépourvu d’outil…
  • de méthode éprouvée…
  • …mais aussi de volontarisme réellement affiché ?

Car si l’administration et mes éditeurs sont hors contrôle, les clients, les collaborateurs et vous-même sont dans votre sphère d’influence.

Voici donc les étapes de votre salut en 2017… ;-))

action

Comment combattre ce « tueur »?

  1. Mettez en place toutes vos missions clients (processus standard personnalisés par client, toutes les tâches étant datées et budgétées en temps) ;
  1. Prévoyez des budgets de temps allégés sur les missions clients (à base de temps normés et de temps personnalisés) : interdiction de reconduire les temps n-1 !
  1. Avancez les dates de tous vos rendez-vous clients d’un mois ;
  1. Affinez et validez le nouvel équilibre au planning de charge qui ressort de ces choix : il est probable qu’il vous faille revoir des répartitions de dossiers ou de tâches sur les missions et de faire plusieurs itérations jusqu’à trouver cet équilibre ;
  1. Pilotez des dates jalon afin que chaque ressource respecte ses engagements de dates.

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Nous comprenons mieux pourquoi :

  • le planning de charge
  • une puissante fonction de réaffectation de dossiers et de tâches…

…sont indispensables pour réaliser ce travail !

Ils sont bien sûrs présents dans TurboBusiness…

Toute autre solution manuelle (et souvent tentée dans Excel) est vite un enfer… rapidement abandonnée car irréaliste et statique.

La méthode décrite plus haut est la seule que nous connaissions pour terminer la période fiscale un mois plus tôt que vos confrères ! Son efficacité est redoutable…

Reportez-vous également à notre Méthode des 5P qui sera déroulée dans un séminaire organisé à Paris le 8 septembre 2016 et illustrée avec TurboBusiness. Inscrivez-vous ici.

Les épisodes à suivre…

Le tueur n°9 : Le multi-tâches et l’absence de plages de concentration

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