Productivité des cabinets : le tueur n°9

TueurProductivite2Productivité des cabinets : le tueur n°9

Hyper-focalisation sur les outils de dématérialisation, télescopage des générations de logiciels comptables, absence d’organisation clients, de collaboration fluide, de processus standardisés et de méthode d’organisation, lois du temps appliquées au cabinet, méconnaissance des goulots d’étranglement, l’absence de planification de la période fiscale sont nos huit premiers « tueurs » de temps.

Le lien vers le « Tueur de productivité n°1 »

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Le tueur n°9 : Le multi-tâches et l’absence de plages de concentration

La production en multi-tâches fait exploser les délais de livraison et les temps passés de plus de 50% !

Définition du multi-tâche : pousser simultanément et de façon fractionnée la production de plusieurs dossiers dans le même intervalle de temps.

Ce document explique pourquoi : téléchargement ici.

Prenons l’exemple de la production comptable.

Tout au long de l’année, faire avancer chaque dossier quasiment au jour le jour fluidifie la production et réduira la révision terminale. Certains cabinets vont même jusqu’à produire une situation le onzième mois pour nettoyer les suspens avant la période fiscale.

Car lorsque le cabinet doit affronter ses goulots d’étranglement,
le multi-tâche n’est plus permis.

Citons la TVA et les bilans qui déclenchent des goulots d’étranglement :

1/ La TVA (tout comme la production des bulletins de paye) s’étale sur un nombre limité de jours : c’est un sprint.

2/ Pour les bilans, on parle en semaines : c’est un marathon.

Mais là, la méthode de travail doit changer du tout au tout : quand on démarre sur un dossier, on doit le traiter de A à Z avant de passer au suivant.

Ce sont les reprises de dossiers qui tuent la productivité !

L’absence de plages de concentration crée de fait du multi-tâches : le collaborateur s’interrompt pour répondre au téléphone, recevoir inopinément un client, fournir une information à un collègue, résoudre un bug informatique etc…

Il perd alors sa concentration et doit se replonger dans son travail initial avec un temps excédentaire passé.

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Comment combattre ce « tueur »?

Protégez la concentration de chacun (attention aux lignes téléphoniques directes, aux téléphones mobiles qui buzzent à chaque sms reçu, etc…) et formez votre secrétaire pour aider vos troupes avec une bonne gestion d’évènements clients.

ous connaissions pour terminer la période fiscale un mois plus tôt que vos confrères ! Son efficacité est redoutable…

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Les épisodes à suivre…

Le tueur n°10 : La saisie des temps à l’ancienne

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